Tengo una empresa y ahora ¿Qué debo tener en cuenta?

Una de las primeras cosas a tener en cuenta es el proceso contable, el cual de hecho implica a la Ciencia Contable; también se deben considerar procesos de planificación, control y auditoría. El empresario debe manejar y conocer la situación de la finanzas y como punto importante fijar su atención en las cobranzas.

Una de las primeras cosas a tener en cuenta es el proceso contable, integrado dentro de una disciplina conocida como Contabilidad.

La contabilidad es el proceso de identificar, medir, participar y controlar la suficiente información económica como para que los usuarios (de esa información) puedan tomar decisiones y formarse criterios válidos acerca de la situación y manejo de la organización. La contabilidad registra todas las actividades que pueden expresarse en términos de dinero.

Para obtener la información de las operaciones se requieren registros escritos y programas de cómputo que permitan llevar el control de sueldos, salarios y provisiones sociales de los trabajadores, así como de compras, ventas, salidas de almacén, manejo de inventarios, etcétera. Claro esta, todo esto se maneja de acuerdo al tipo de empresa, al rubro en el cual se desarrolla y a la actividad y fines que persigue.

Consideren el análisis de la situación financiera.

Las empresas también deben conocer su situación financiera, la cual contempla varios puntos. Uno de los temas más importantes es el conocer a ciencia cierta el valor del endeudamiento tanto a corto plazo como a mediano y largo plazo y cuando serán las fechas de vencimiento de dichas deudas; por otro lado y como complemento esencial de lo anterior, es bueno conocer y controlar el valor de las cobranzas, cuando se cobrarán (oportunidad de cobro) y si estas son cobrables o no.

Otro de los aspectos relevantes de la situación financiera es la situación de caja y bancos. Tomen en cuenta que la realidad es muy diferente a lo que muestran los libros, es por ello que estas cuentas para que sean útiles deben ser conciliadas periódicamente y esta información ajustada es la que realmente debe emplearse para tomar decisiones.

Tanto la información del movimiento contable como la información financiera  no sólo es importante para la empresa; es útil también para entes externos, se emplea para determinar los valores que se deben pagar por concepto de obligaciones tributarías como por ejemplo pago de impuestos; asimismo es útil para el control de registro de planillas y otras aportaciones a entidades de gobierno.

La información contable o contabilidad gerencial permite que, sobre la base de la información ordenada y procesada en reportes, las gerencias tomen decisiones de control, coordinación y planeamiento.

El control como punto importante.

El control permite supervisar y medir los resultados alcanzados en relación con los objetivos. Ello contribuye al logro de las metas trazadas con anticipación por la empresa y al planeamiento, que es el proceso de proyectar las actividades y asignar recursos humanos, materiales y dinero para un período de tiempo con una meta específica. El control permite medir hasta qué punto se están alcanzando los objetivos propuestos previamente. La coordinación contribuye a lograr estos objetivos.

Otra de las cosas que deben considerar al momento de comenzar con su empresa es el proceso de planeamiento y su conocida herramienta más común: el presupuesto, es el proceso de diseñar las actividades orientándolas hacia una meta específica y asignándoles recursos humanos, materiales y económicos para determinado período.

El control y la auditoria

Habitualmente se considera que la auditoria es el órgano de control encargado de identificar las irregularidades en los gastos de las empresas, presentes tanto en las compras como en el destino de los recursos. Pero la función de la auditoria va más allá de la ubicación de acciones deshonestas: desempeña también un papel de asesoría para la toma de decisiones.

La auditoria desarrolla su papel asesor cuando analiza el cumplimiento de los procedimientos establecidos, los plazos acordados y el empleo de recursos en comparación con los resultados.

Es importante contar con un control interno.

La auditoria interna es realizada por el área de control de la propia empresa y tiene como función principal revisar la ejecución del presupuesto y analizar los estados contables con el fin de que éstos reflejen razonablemente las actividades de la empresa.

La auditoria interna también mide la eficiencia de las operaciones, evalúa los sistemas de control y realiza recomendaciones para mejorarlos.

Asimismo, identifica las responsabilidades administrativas en que han incurrido los funcionarios y recomienda los ajustes necesarios para incrementar la eficiencia en el manejo de los recursos.

Por razones de costos, esta auditoria es generalmente selectiva y tiene carácter aleatorio. Es selectiva porque se dedica principalmente a la revisión de las actividades que consumen mayores recursos y es aleatoria porque, con el fin de tener muestras de la eficiencia de las diferentes actividades del negocio, elige al azar cuáles revisará.

Este tipo de auditoria requiere un manejo fino ya que puede generar anticuerpos dentro de la empresa. Aunque es difícil evitar que esto suceda, debe buscarse que se entiendan los beneficios que esta actividad reporta para toda la empresa.

La necesidad de auditoria externa.

La auditoria externa, como su nombre lo dice, es realizada por instituciones ajenas a la empresa. Las sociedades auditoras generalmente cuentan con un prestigio reconocido y se solicitan sus servicios cuando la empresa requiere presentar los resultados de la verificación de sus estados contables al sistema 1inanciero, a nuevos socios, a proveedores, etcétera.

Considero particularmente que los resultados de la auditoria externa son de suma utilidad tanto para la empresa como para las instituciones o personas que se relacionan con ésta o tienen intereses en la misma. Como conclusión puedo decir que la auditoria o revisión de los estados contables es realizada al finalizar el ejercicio presupuestal de la empresa y su objetivo prioritario son más los resultados que las operaciones.

Por ultimo debo señalar que la información del patrimonio es de suma importancia para los dueños y los directores de la empresa así como para los funcionarios de los bancos y las entidades públicas de control, los acreedores, etcétera. Las empresas que cotizan en bolsa requieren presentar su información patrimonial. Este dato sumado al de los resultados alcanzados y mostrados en los estados contables, fijará el valor de las acciones en el mercado.

Créditos:

Imagen 1: foto del autor.

Imagen 2: Imagen obtenida de Wikimedia, autor: Ecofa.

Imagen 3: Imagen obtenida de Wikipedia, autor: European Central Bank.

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