Las mejores horas para organizar reuniones

Hablamos de las mejores horas en las que podemos llegar a celebrar reuniones en la oficina. ¿Cuál es tu preferida?

¿Cuáles son las mejores horas del día para organizar reuniones? Hay quien nos dirá que no hay ninguna buena hora para celebrarlas. Porque, ¿a quién le gustan las reuniones? Posiblemente haya quien las disfrute, pero el sentimiento generalizado es de rechazo. Ir a una reunión significa invertir tiempo en un proceso que, por lo general, no suele ser definitivo. Después de una reunión, viene otra reunión, y después de esa segunda reunión es habitual que haya una tercera. Cuando se llega a una conclusión sobre el asunto a tratar en la reunión, no tarda en aparecer otra materia que también necesita una reunión. ¡Es interminable!

Pero, como no podemos enfrentarnos a las reuniones ni podemos bloquearlas para siempre, lo mejor es llegar a definir, al menos, la mejor forma de organizarlas. Y en algo en lo que hemos pensado recientemente ha sido en las horas del día a las que se pueden celebrar estas reuniones. ¿Hay un momento más recomendable en el que deban llevarse a cabo?

Lo que se busca organizando las reuniones en un momento determinado es alcanzar con ellas la máxima eficacia y el mayor nivel de productividad. Es decir, buscamos que sean eficientes para que terminen antes y que las podamos integrar en el día a día de la oficina sin que acaben siendo un problema para nuestras propias agendas.

Según distintos estudios, el margen de horas más recomendable para que se lleven a cabo las reuniones es entre las 10 de la mañana y las 2 de la tarde. Se tiene en cuenta una jornada intensiva que comienza a las 9 de la mañana y acaba a las 17:30 horas. En un contexto más natural con el horario de oficina completo, posiblemente diríamos que el horario ideal sería de entre las 10 y las 12:30 horas. Las 14:00 horas está ya dentro del horario de comida, por lo que tendríamos que evitarla por todos los medios posibles.

Tenéis que entender que los resultados de estos estudios proceden de Estados Unidos, por lo que los horarios hay que adaptarlos a los que son más habituales para nosotros. En general se detallan cinco periodos de tiempo en los que se pueden llevar a cabo las reuniones. Para comenzar: a primera hora. O, lo que es lo mismo, entre las 9 y las 10 de la mañana. Nada más llegar a la oficina no es la mejor idea para una reunión. Primero, porque es posible que haya personas que no lleguen puntualmente. Segundo, porque no es el momento en el que vamos a conseguir el mayor nivel de productividad entre los compañeros de oficina. Hay quienes necesitan un buen rato por la mañana para desatar todo su potencial, por lo que hacer una reunión cuando justo acaban de llegar a la oficina, resulta una mala idea.

Un periodo de tiempo más conveniente es entre las 10 de la mañana y las 12 del mediodía. Esta franja de horas es la que nos proporcionará el máximo nivel de productividad y la mayor eficacia a la hora de conseguir buenas ideas y que el transcurso de la reunión se realice de forma conveniente. Entre las 12 y la 1 del mediodía es una hora que tampoco está mal, pero que ya se encuentra más vinculada al aperitivo y a un momento del día en el cual el nivel de atención se reduce de manera significativa. Después de eso, a partir de la 1 y media y hasta las 3 o tres y media, el interés por participar en reuniones se reducirá al mínimo. Es la hora de comer y nadie está pensando en participar en una reunión, así que no es el mejor momento.

Y, después de comer, a partir de las 4, aunque hay quien le tiene cogido el gusto como hora ideal de las reuniones, a nosotros tampoco nos acaba de convencer. Una reunión a las cuatro de la tarde te destroza el resto de la jornada y, además, te expone a no rendir al máximo en la misma, puesto que después de la comida el cuerpo se ralentiza de una manera en la que, a veces, tampoco damos lo mejor de nosotros mismos.

Tanto si te decantas por una hora como por otra, lo más conveniente es que tengas en cuenta la importancia de preparar la reunión por anticipado. Es decir, que planifiques con tus compañeros el desarrollo de la reunión y cómo y cuándo se llevará a cabo. Además, tampoco sería una mala idea que probaras algo distinto. Por ejemplo, hay muchas empresas, al menos en grupos reducidos de empleados, que cada vez más hacen las reuniones durante el almuerzo o la comida.

Salvo aquellas personas que se distraen comiendo y no se concentran en el tema de la reunión, suele ser una idea que transmite muy buenos resultados. Por ello, lo mejor es que pruebes y experimentes hasta encontrar tu forma ideal de organizar reuniones.

Valora esta noticia: 1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (0 votos, media: 0,00 de 5)
Loading ... Loading ...