Consejos para escribir los mejores correos electrónicos

Si te sueles atascar con los email o no obtienes tantas respuestas como te gustaría, te damos algunos consejos que te ayudarán.

Escribir un correo electrónico no siempre es fácil. Que no te engañen, puede tratarse de una de las misiones más complicadas con las que te encuentres, en especial si se trata de un mensaje sensible que quieras cuidar tanto que tenga que ser perfecto. Por ello, te vamos a dar una serie de consejos que te ayudarán a elaborar correos electrónicos de mayor calidad y que, además, te permitirán ahorrar tiempo y tener una mayor seguridad en lo que estás escribiendo.

Dirígete al receptor del mensaje por su nombre

No por su apodo, ¡eso sin duda! Salvo que tengas una relación íntima y personal, es preferible siempre mantener la cordialidad y las buenas formas. Al utilizar el nombre del receptor, lo que estás haciendo es enfocar el correo de una manera más seria y profesional. A todo el mundo le gusta que citen su nombre y es una muestra de respeto y buen hacer.

Por lo tanto, al iniciar el mensaje hazlo de esta manera: “Hola Fernando”. No utilices el primer apellido. No es necesario y dará la sensación de que estás automatizando el proceso de redacción. ¿Quién te suele escribir con tu apellido? Los sistemas automáticos, los boletines de páginas web y otro tipo de mensajes que no están escritos de una manera personal. Por ello, usa solo el nombre.

Deja tus emociones de lado

¿Quieres escribir un correo electrónico un poco enfadado? No lo hagas en tu programa de correo. Abre un archivo .TXT en tu ordenador y escribe ahí. Es un borrador, no pasa nada. Escribe todo lo que te salga del alma, sin filtros. Cuando hayas terminado, lee lo que has escrito. Si te parece que todo está en su sitio y que no debería pasar nada por enviarlo (al menos, nada malo), no lo mandes todavía. Guarda el borrador de ese archivo de texto en tu ordenador y espera unas horas. Salvo si es un caso urgente, no habrá problema con la espera.

Después de esas horas, lee de nuevo el mensaje. ¿Cómo lo ves? Es muy probable que te parezca que te has salido un poco de onda y que no deberías enviarlo. No está mal que lo mandes, pero haz cambios. Elimina todo aquello que es fruto de tus emociones. A nadie le gusta que los correos electrónicos de trabajo pierdan el tono profesional que deberían tener. Haz modificaciones y déjalos listos para poder enviarlos.

Haz encabezados cortos y claros

Nunca uses el encabezado para escribir una parrafada ni algo necesariamente largo. Pero, por el contrario, tampoco se te ocurra dejarlo vacío. Un mensaje sin encabezado podría terminar en la bandeja de spam o ser eliminado por el receptor pensando que se trata de algún tipo de virus. Aunque no sepas qué poner, nunca lo mandes vacío. Lo mejor es ser simple e ir al grano. ¿Se trata de una propuesta para un cliente? Pon en el encabezado “Propuesta” o, en otros casos, “Reunión”, “Información de servicio”, “Tarifas” y cualquier cosa que sea simple y esté relacionada.

Haz saltos de línea

No mandes un correo electrónico de 10-15-20 líneas en el cual no haya ningún espacio ni salto de línea. Será imposible leerlo, en especial en estos tiempos en los que ya hemos perdido la costumbre de esos largos correos electrónicos que eran más habituales en los tiempos de Eudora. Es mejor que separes las frases teniendo en cuenta el tema que estés tratando y que hagas el texto lo más digerible posible.

Ve al grano

En relación al punto anterior te decimos que vayas al grano. No te enrolles, no te pases contando la vida y milagros del tema que estés tratando. Hoy día vamos como locos y valoramos el tiempo como la criptomoneda más importante de nuestra vida. Es una moneda que se revaloriza cada día, así que nos cuesta mucho concederlo a otras personas. Por ello, cuenta lo que tengas que contar, pero hazlo de una manera bien estructurada y sin rellenos. Hace mucho tiempo que ya no se valoran los emails por la cantidad de palabras que pongas. A veces son mucho mejores cortos que largos.

No uses emojis, emoticonos o exceso de símbolos

Va a ser un correo electrónico profesional, así que tienes que mantener las formas. Los emojis, emoticonos y smileys están muy bien para tus conversaciones de WhatsApp, pero no es algo que nadie quiera ver en un correo electrónico. Si te ves muy tentado a ello y ya tienes relación con la persona receptora, una relación que sea un poco íntima, puedes recurrir al uso de los smileys de texto más clásicos. Pero no abuses ni dejes que el programa transforme los emojis en los dibujitos a los que estamos habituados. Quizá el software del receptor lo transforme, pero eso ya no está en tu mano.

Deja la puerta abierta

Antes de acabar el mensaje deberías dejar una puerta abierta para que la comunicación continúe. Es lo mismo que un call to action cuando estás trabajando en venta, pero de una manera más cordial. Puede ser algo como un “cuando me respondas nos ponemos a trabajar en ello” o “seguimos en contacto, espero tu mensaje”. Hazlo sutil y sencillo. Asimismo, asegúrate de que la pelota ha quedado en el campo del receptor de manera que pueda responder a ella de forma muy sencilla. Cuanto más lo simplifiques, antes conseguirás una respuesta y podrás continuar con el trabajo.

Da las gracias

A todo el mundo le gusta que le den las gracias, incluso si no han hecho nada. Las gracias es algo que no te cuesta nada decir, pero que tiene un enorme poder en la persona que las recibe. Es agradable, es respetuoso y educado. Siempre sé agradecido y no te olvides dar las gracias al acabar un mensaje. Una forma sencilla de hacerlo es mediante una despedida con agradecimiento, como “Un saludo y gracias” o “Gracias por tu atención”. Cualquier forma es buena.

Deja tu firma de contacto

La firma la deberías tener automatizada en tu correo para que se adjunte a todos los mensajes, lo que facilita que sea más fácil para la otra persona contactarte. Al fin y al cabo, lo que no queremos hacer es tener que hacerle pasar por el proceso de buscar tus datos de contacto en tarjetas o en correos electrónicos antiguos. Si dejas la firma, la respuesta será mucho más rápida.

Asegúrate de que no hay errores

Tienes que leer los mensajes que vas a mandar. No solo una vez, sino dos o incluso tres. Lo importante es que busques cualquier posible error ortográfico y que lo elimines. También es recomendable que leas para comprobar que la comprensión lectora del mensaje es la adecuada. Y, en algunos casos, lo que es posible que descubras es que te has olvidado de algún detalle importante. Lee y revisa, porque será crucial para no cometer errores.

Piensa que en el momento en el que pulses enviar ya no habrá marcha atrás. Pero, si has cometido algún error o has olvidado añadir algo, no te preocupes. Es algo que nos ha pasado a todos. Seguro que la próxima vez eres un poco más cuidadoso. El mundo no se va a terminar por un fallo en tu correo electrónico. Todo el mundo es comprensible, tranquilo.

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