GASTOSgem, controla los gastos de tu empresa fácilmente

Esta aplicación en línea nos permite controlar nuestros gastos a base del viejo sistema de contar «tanto cobro, tanto pago», pero online y con todas las ventajas de la filosofía SaaS.

GASTOSgem

GASTOSgem

Una utilidad de este tipo se agradece en los tiempos que corren, y más si como es el caso podemos utilizarla sin coste alguno. De los mismos chicos de ASPgems que ya con anterioridad nos han traído pequeñas joyas de la talla de VENTASgem o FACTURAgem, esta vez podemos disfrutar de GASTOSgem. El nombre de la aplicación lo dice todo: gestión de gastos. Sus principales bazas es que es online (una aplicación de la web 2.0), sumamente simple y gratis en su versión básica.

Para empezar a degustar las bondades de este servicio, deberemos darnos de alta, un proceso en el cual en primer lugar escogeremos el tipo de cuenta que vamos a crear, pudiendo optar entre cuatro opciones distintas: Gratis, con limitación a un usuario y un proyecto, Mini, con 10 usuarios y diez proyectos, y Max, con todo ilimitado. Los precios de las dos últimas opciones son de 10 y 99 Euros/mes respectivamente. Si queremos empezar justos pero que el sistema pueda escalarse a nuestras necesidades, entonces debemos seguir con el plan Plus, que nos permite aumentar el número de proyectos y usuarios de 10 en 10, como si sumáramos planes Mini a nuestra cuenta. Todas las cuentas están exentas de compromiso de permanencia.

Yo, para probar, lo que he hecho es darme de alta en el plan Gratis. Una vez seleccionado este, he entrado en una pantalla en la cual se me pedían una serie de datos: en primer lugar el nombre de mi empresa u organización, seguidamente la parte inicial de la URL a través de la cual podré acceder directamente al servicio utilizando para ello cualquier navegador web, y finalmente una serie de datos personales como nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, y la contraseña de acceso.

Tendremos que esperar a que nos llegue a nuestro buzón de correo un mensaje de confirmación de haber creado correctamente la cuenta, en el cual constará un enlace que deberemos pinchar para que la cuenta sea activada. A partir de la realización de este proceso, ya podremos empezar a trabajar.

Tanto la pantalla de entrada como ya en el interior de la aplicación, podemos apreciar que difiere en aspecto de las otras aplicaciones antes mencionadas de ASPgems. No sabría deciros si es mejor o peor, diría que simplemente es diferente y que, particularmente, me ha parecido de aspecto un poco más profesional que el resto de aplicaciones en línea, sin desmerecerlas ya que los conceptos estéticos ya sabemos que son algo muy personal…

Tal vez lo primero que deberemos tener en cuenta con esta aplicación es que no parece (o, por lo menos, a mi no me ha parecido) tan intuitiva como las demás que he citado anteriormente, por lo que seguramente de buenas a primeras nos podremos sentir un poco desorientados y sin saber exactamente qué es lo que debemos hacer. La ayuda podremos encontrarla de forma un tanto “camuflada” en la parte superior derecha de nuestra área de trabajo, justo al lado de la información de saldo. Esta ayuda es sensible al contexto, por lo que si nos encontramos en el área de aprobación de gastos, se referirá únicamente a esta sección. En este sentido, algo que he echado en falta, sobretodo justo después de mi primera entrada en el sistema, es una ayuda global que mediante índices me fuera llevando a las ayudas de cada una de las secciones, sin obligarme a recorrerlas manualmente para buscar la ayuda de cada una de ellas.

No obstante, sin utilizar la ayuda y solamente por lógica si nos detenemos un rato en cada pantalla, no es difícil hacernos con el control del programa, y más si para ello utilizamos una cuenta gratuita o uno de nuestros proyectos. Solamente debemos tener en mente dos cosas básicas: gastos e ingresos, que es de lo que trata el programa (aunque su nombre solamente refleja uno de estos dos aspectos).

La interfaz se ordena en base a pestañas. Dos son las principales que utilizaremos para trabajar: “Gestión de mis gastos” y “Mis pagos”, que se explican por ellas solas, aunque también dispondremos de la posibilidad de exportar nuestros datos para luego recuperarlos desde una hoja de cálculo, o control de gastos mediante la aprobación o el rechazo de estos.

Introduciendo datos

Como todas las aplicaciones ASPgems, la entrada de datos es extremadamente simple: si queremos dar de alta un pago, solamente tendremos que dirigirnos a la última pestaña y pulsar en el icono “Añadir un nuevo pago”, accediendo a una ficha muy simple pero no por ellos menos práctica; se nos pedirá la fecha del pago (por defecto, el día en el que realizamos la operación), la cantidad, el concepto y el usuario al que ha sido abonado, así como se pondrá a nuestra disposición un cuadro para introducir una descripción.

Detalle de la entrada de un nuevo gasto

Detalle de la entrada de un nuevo gasto

Para introducir un gasto, el procedimiento es el mismo solo que dispondremos de mayor número de opciones, como por ejemplo indicar a qué corresponde el gasto (billetes de avión, dietas, material de oficina, aparcamientos,…), y podremos asignar el gasto a un proyecto determinado.

Y casi que aquí podríamos acabar con nuestra disertación, pues solamente con estas opciones GASTOSgem ya se convierte en un práctico servicio que nos permite llevar a cabo el control de una economía personal, familiar o para un trabajador autónomo/pequeña empresa. No obstante, este programa dispone de más opciones.

Para empezar, si vamos a la pestaña “Aprobación de gastos”, y como administradores, podemos dar luz verde a los gastos propuestos por otros usuarios, gestionar diferentes usuarios (desde la opción admin, en la parte superior de la pantalla) o exportar los datos. Desde esta última opción podremos seleccionar si queremos exportar solamente los pagos, los gastos o toda la información, las fechas de inicio y final del periodo a exportar, o bien si va a ser todo el periodo disponible. Podemos exportar uno o varios proyectos (en caso de disponer de una cuenta Mini, Max o Plus), y seleccionar el formato para llevar a cabo la exportación.

En este último aspecto disponemos de dos opciones: hoja de cálculo Excel o formato CSV, estándar y legible por cualquier programa. De hecho, el formato de Excel también se ha convertido con el tiempo y su uso extensivo en un estándar “de facto”, por lo que es probable que no nos encontremos con muchos problemas a la hora de trabajar con él.

Detalle de la exportación de los datos

Detalle de la exportación de los datos

En todo momento veremos un resumen de nuestro estado financiero en la parte superior derecha del programa, en la que se nos indicará con una cantidad el dinero que poseemos o lo que debemos (en este caso saldrá con un signo negativo rojo, mientras que si disponemos de reservas nos saldrá la cifra precedida de una cruz verde).

Lo único que a buen seguro no hará GASTOSgem por nosotros es contener nuestros gastos o ingresar dinero él solito en nuestra cuenta corriente. Para todo lo demás, sí nos va a ser útil ;-)

Gastosmini

¡Aún más fácil todavía! Gastosmini es una aplicación simplificada que nos permite controlar nuestros gastos (ojo, solo gastos, no ingresos), aunque de una forma bastante completa para economías personales o de tipo familiar. Nos permite también exportar nuestros datos, y el alta es gratuita.

A diferencia de GASTOSgem, Gastosmini presenta la misma interfaz que el resto de las aplicaciones de ASPgems, simple y eficaz en todos los sentidos.

Nuevamente vemos como estos chicos nos presentan unas aplicaciones muy sencillas pero no por ello menos útiles, que hacen del minimalismo una gran ventaja (filosofía Unix: haz una cosa pero hazla bien).

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