SQL-Ledger es una popular aplicación de contabilidad libre con un rico conjunto de propiedades. Está escrito en Perl y almacena la información contable en una base de datos PostgreSQL, que hace la distribución de la aplicación mucho más fácil cuando tienes usuarios trabajando desde diferentes máquinas. Como GnuCash, soporta contabilidad de doble entrada, pero a diferencia de éste, sin embargo, parece que está orientado directamente a pequeños negocios, mostrando soporte a múltiples usuarios, soporte a múltiples empresas, punto de venta, seguimiento de stocks, etc. Soporta hasta 29 idiomas diferentes y, gracias a su interfaz HTML, se puede usar en casi cualquier sistema operativo moderno.

Todo el sistema está enlazado por un mapa de cuentas. Cada elemento está enlazado a una cuenta de ingresos, gastos, inventarios o tasas. Cuando se compran o venden elementos las cuentas se actualizan automáticamente.

Con la función de montaje puedes construir productos manufacturados a partir de diferentes partes, o subproductos, y cuando se vende este producto todas las cuentas enlazadas a las partes individuales se actualizan automáticamente, y los niveles de stock se ajustan de acuerdo al producto fabricado.

Facturas, listas de embalaje, informe de ingresos, hoja de balances, ventas, órdenes de compra y de trabajo, estado de cuentas, recibos y cheques se generan a partir de plantillas y se pueden modificar para ajustarse a tus necesidades. Las plantillas vienen en formato de texto plano, HTML y TEX. Las plantillas de TEX se procesan con latex para generar documentos postscript y PDF. Los documentos se pueden enviar a la impresora, a un fichero, a un fax, enviados por e-mail o mostrados por pantalla.

El mecanismo de traducción de los diferentes elementos y plantillas se puede configurar para cada cliente/proveedor, de modo que es posible generar facturas en diferentes idiomas sin tener conocimiento de ellos. Esta propiedad de traducción también puede generar diferentes formularios para un grupo de clientes/proveedores.

Características del sistema

A continuación se enumeran las diferentes características del paquete:

• Cuentas de ingresos
• Cuentas de pagos
• Sistema de vales
• Libro mayor general
• Control de inventario
• Facturación
• Ficha de tiempo trabajado
• Facturación recurrente
• Punto de venta
• Impresión de cheques
• Órdenes de compra/venta
• Tasas personalizables
• Multi-usuario
• Multi-empresa
• Control de intervenciones
• Divisas foráneas
• I18n (Internacionalización)
• Control de acceso
• Servidor SQL
• Plantillas personalizables
• Clientes
• Proveedores
• Montajes (manufacturación de artículos y paquetes)
• Gráfica de cuentas
• Informes personalizables
• Estados de cuentas financieros
• Módulo de administración
• Copias de seguridad en ficheros/e-mails
• Importar desde ficheros CSV
• Uso en handhelds

Cuando te registres en SQL-Ledger como usuario, serás recibido con una interfaz dividida en dos frames. El marco de la izquierda contiene el menú de navegación, dividido en diferentes secciones y sub-secciones. El marco de la derecha contiene la pantalla principal, dónde se introducen los datos (y desde el cual no se puede navegar).

Cada usuario de la aplicación está asignado a una empresa, pudiendo haber múltiples compañías configuradas en el sistema (un usuario sólo puede estar asignado a una).

Importación e informes

Hay varios scripts de migración para importar datos desde otra aplicación de contabilidad, aunque no muestra las opciones de importar a través de las pantallas online. Para importar los datos lo tienes que hacer a través de la herramienta de línea de comandos (lo que destruye todo el propósito de interfaz multiusuario e independiente de la plataforma).

Un punto fuerte de SQL-Ledger son sus informes. Cada cuenta tiene un módulo de informes enlazado que puede ser personalizado para mostrar los detalles que elijas entre cualquier periodo de tiempo que escojas. Los informes pueden ser impresos o enviados como un PDF, PostScript o HTML. Pero aunque estos informes son funcionales, carecen de cualquiera de esos dibujos (gráficas de barras, tartas, etc.) que tanto gustan a los managers e inversores.

Control de acceso y de actividad

La actividad de un usuario y el acceso a cuentas de éste se pueden controlar fácilmente por el administrador. Los niveles de privilegios de los usuarios parecen flexibles y pueden ser adaptados a la mayoría de los requerimientos de la gente.

Respecto a la seguridad de SQL-Ledger, puede ser configurada para cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) forzando a los usuarios a poner entradas reversas en lugar de borrar transacciones. También puede establecer periodos de contabilidad, los cuales una vez cerrados no pueden ser editados.

Otros

Entre otras otras características, SQL-Ledger puede enviar los recibos por e-mail, así como hacer copias de seguridad, el seguimiento de ordenes de compra/venta, presupuestos, etc. Estos seguimientos se pueden guardar, imprimier o enviar por correo electrónico.

Además, si se requiere, hay un útil módulo de punto de venta al que se le puede enganchar un lector de código de barras.

Documentación y soporte

SQL-Ledger es una aplicación de código abierto. Hay un FAQ e instrucciones de instalación en la página de descargas, además de varias listas de correos regionales. Pero si estás usando el paquete para una finalidad comercial, es útil comprar la documentación y el soporte de la aplicación.

Conclusión

Si necesitas una solución contable con soporte de multiusuario, con niveles de acceso configurables, y accesible desde diferentes sistemas operativos, prueba este paquete. Sin embargo, aunque tiene unas buenas funcionalidades, necesitan estar un poco más pulidas (navegación un poco engorrosa en ocasiones, selección de los identificadores de clientes/proveedores/productos). Es fácil de instalar y usar, está basado en una interfaz web y es seguro, y puede manejar múltiples usuarios, además de ser muy configurable.

Si quieres probar este software sin tener que instalarlo, puedes acceder a su versión demo online