MS Project, el pionero de los software de proyectos

En estos últimos tiempos hemos visto la aparición de varias alternativas al viejo conocido MS Project, los cuales también manejan los cuadros de Gantt o red Pert – infaltables para elaborar algún tipo de proyecto- son menos pesados, con interfaz de usuario similares y quizás lo mas ventajoso: muchos de ellos son programas open source (o de código abierto), por lo cual da la posibilidad al usuario de ajustarse mejor a sus necesidades tanto profesionales como económicas. Aun así el MS Project, sigue siendo uno de los líderes en programas de este tipo, por lo que comentaremos un poco de su historia y algunas de sus ventajas que otorga para aquellos que realizamos proyectos con frecuencia.

En estos últimos tiempos hemos visto la aparición de varias alternativas al viejo conocido MS Project, los cuales también manejan los cuadros de Gantt o red Pert – infaltables para elaborar algún tipo de proyecto- son menos pesados, con interfaz de usuario similares y quizás lo mas ventajoso: muchos de ellos son programas open source (o de código abierto), por lo cual da la posibilidad al usuario de ajustarse mejor a sus necesidades tanto profesionales como económicas. Aun así el MS Project, sigue siendo uno de los líderes en programas de este tipo, por lo que comentaremos un poco de su historia y algunas de sus ventajas que otorga para aquellos que realizamos proyectos con frecuencia.


Foto: Baluart

El Microsoft Project es un Software para administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft el cual esta creado para asistir a los administradores de proyectos en el diseño de planes, asignación de recursos a tareas, rastreo de progresos y análisis de cargas de trabajo. La primera versión de Microsoft Project fue lanzada para DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Esta ultima, adquirió todos los derechos del software en 1985 y liberó la versión 2. La primera versión para Windows fue liberada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows. Un dato interesante es notar que la primera versión para DOS introdujo el concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de paquete de Office (quizá por ser un programa muy especializado) y se encuentra disponible en dos versiones, Standard y Professional.



Una versión para Macintosh fue liberada en Julio de 1991 y su desarrollo continuó hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994, Microsoft detuvo el desarrollo para la mayoría de las aplicaciones Mac, y no ofreció nuevas versiones de Office hasta 1998, después de la creación del nuevo Microsoft Macintosh Business Unit el año anterior. El MacBU nunca lanzó una versión actualizada para Proyect, y la versión anterior de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.

Pues bien, en cuanto al uso en Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son:

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.
Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.


Foto: Civil Service Club

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

MS Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más información se proporcione, más preciso será el plan.

Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas. Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna. La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la información, se utilizan la herramienta Vistas.


Foto: Sys Admin

Vistas, presenta un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras. La opción Tablas define las columnas mostradas y Filtros, permite centrarse en tareas o recursos específicos. Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.

Es decir la herramienta Vistas, es las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas: Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario son diagramas o gráficos.

MS Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:

 Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.
 Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.
 Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

Por ejemplo:

Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días x 8 horas).

El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores x 8 horas).

El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días x 8 horas x 3 pintores).

La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores x 8 horas). La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.

En lo personal prefiero el MS Project para realizar la administración de proyectos, ahora bien, si por ahí encuentras otra alternativa debes tener en cuenta que muchas de las opciones de trabajo son similares a los de MS Project. Así que si tienes la oportunidad, no dejes de echarle un vistazo a esta prestación de Microsoft.

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