Gastos Mini: Control de Gastos Para Pymes y Autónomos

Gastos Mini es un sencillo programa de control de gastos personales o también para un pequeño negocio desarrollado por ASP Gems una empresa dedicada a la construcción de software y accesible a través de la Web de Pyme Gens, la idea central es cambiar la mentalidad actual y de muchas empresas que orientan sus programas a complicadas características y muchas opciones que lo hacen poco accesible y amigable para el usuario. En Pymegems han creado esta simple utilidad, valga la redundancia realmente útil, que se ajusta a las necesidades reales de PYMES y autónomos; por lo que he visto a simple vista la sencillez del programa revelan su verdadera ventaja en relación a otros programas similares del entorno: haces con él lo que realmente sirve en el día de trabajo sin perder el valioso tiempo en adivinar opciones o instalar costosas aplicaciones adicionales. Algo más que me pareció muy importante es que presenta la ventaja del funcionamiento en Web, es decir que no tienes la necesidad de descargar nada en tu ordenador evitando con ello las incompatibilidades que se puedan presentar.

La estructura que compone este software interactivo es sencilla y bien ordenada, sin complicaciones ni complejas pantallas o menús, se encuentra agrupado a mi entender en cuatro partes que pueden ser visuaizadas en el menú superior: “mis gastos”, en la cual puedes crear, cambiar, copiar, borrar, exportar, etc todo relacionado con el control de los gastos; “tipos de gastos”, aquí puedes ingresar, modificar y suprimir tipos de gasto; “categorías”, en esta sección puedes crear nuevas y “mi perfil”, aquí puedes ver tus datos básicos, cambiar la contraseña, modificar datos, visualizar la Url de acceso, y enviar esta Url vía e-mail para consulta por otras personas. En relación a este último punto y como una característica acorde con las nuevas tendencias de Internet puedes compartir los gastos registrados si lo prefieres mediante enlaces seguros, los cuales darán acceso de lectura a una tercera persona por ejemplo: tus clientes, gestoría o socios de tu organización, los cuales podrá ver y exportar gastos, pero no modificarlos; asimismo el acceso por categoría está restringido a las gastos de esa categoría.

El primer paso para acceder al software Gastos Mini es crear tu cuenta para ello se introducen los ya conocidos datos: e-mail válido y contraseña, ingresas además el nombre de tu organización, y creas una Url con la dirección de tu cuenta para acceder al sistema lo que indica el carácter personalizado de la aplicación ya que no habrán dos Url iguales.

Me di con la interesante sorpresa que una vez completado el formulario ingresé inmediatamente a la hoja de trabajo del software, nada de aburridas confirmaciones de e-mail ni otras cosas; estando ahí nos pondremos a trabajar y describiremos paso a paso esta interesante aplicación.


El primer segundo y más importante paso consiste en “Ingresar un Gasto”, para ello damos clic en el botoncito rojo signado con “+” y aparecerá el desplegable con los datos que debemos llenar y que describen nuestro gasto, el sistema tiene múltiples opciones como crear categorías y tipos de gasto; por ejemplo en mi caso no encontré un tipo de gasto por lo que procedí a crearlo, algo muy sencillo en verdad sólo dan clic en “nuevo” y asignan el nombre que les parezca conveniente; en mi caso me he creado una cuenta como “Marketing Digital” así que como recién me estoy iniciando en el asunto he adquirido un CPU de ordenador, para ello y otras cosas cree la categoría “hardware” tal como se ve en la figura lateral, luego completamos los datos de la compra como son la descripción y el importe; en comentarios pueden ingresar el número de la factura o datos del proveedor; clic en “guardar” y ya tenemos el primer gasto registrado. Siempre tienes disponible en pantalla la opción de editar, duplicar un gasto o borrarlo lo que demuestra lo intuitivo y completo de este sencillo programa.

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Un pequeño detalle que observe es que el sistema no contempla diversos tipos de monedas sólo esta diseñado para su uso en Euros; pero no es algo que impida su empleo ya que podemos calcular al tipo de cambio en caso estemos en un país fuera de la Comunidad Europea.

Algo muy práctico es que puedes importar tus gastos del formato Excell en formato CSV, Microsoft Excel permite guardar archivos normales de hoja de cálculo en este formato, para ello sólo debes ingresar a “guardar como” y donde dice “guardar como tipo” buscas CSV (delimitado por comas) asignas un nombre y lo guardas. Para que el fichero CSV sea válido y pueda ser importado correctamente ha de estar formateado a manera de tabla y debe incluir una cabecera empezando de la columna A fila 1 la cual define los campos en la tabla; según lo que nos indican en el software Gastos Mini, las cabeceras deben contemplar los conceptos de fecha, concepto, importe, sobre, tipo y categoría; que son los que señalamos en párrafos anteriores y que forman parte de un registro de gasto.

Conforme vayas ingresando gastos puedes visualizar en el lado derecho de la pantalla el total gastado a la fecha, algo interesante sería que este software contemple una relación con los ingresos personales que uno tiene para así mostrar un saldo en azul o rojo según sea positivo o negativo. El menú lateral derecho también te permite visualizar las opciones del software y acceder a ellas de forma rápida.

Nota: las imágenes han sido obtenidas de la Web de Pyme Gens y se incluyen aquí para fines ilustrativos.

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