GanttProject: una buena alternativa de programas de proyectos

Hace unos días una compañera de trabajo me comentó que había encontrado una muy buena alternativa al ya conocido MS Project llamado GanttProject y que dentro de sus ventajas se encontraba que era un opensource (código abierto). Apenas me pasó el link, me descargué el programa, empecé a probarlo y realmente me pareció sencillo de utilizar. Para aquellos que no están muy familiarizados con estos programas, pero lo necesitan para sus estudios o trabajo, aquí les ofrecemos una pequeña reseña de este programa y de los beneficios que otorga.


Foto: Lostsys

Cada vez que deseemos realizar algún proyecto de gran amplitud con una gran cantidad de tareas con sus respectivas fechas límite para cumplir, lo más recomendable es utilizar los Diagramas de Gantt, los cuales son una herramienta grafica excelente a la hora de planificar de manera ordenada los tiempos que nos puede llegar a ocupar cada tarea que compone el proyecto. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo.



Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente. Se puede producir un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y OpenOffice Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la planificación y seguimiento de tareas, que tienen el diagrama de Gannt como pantalla principal, entre ellas el GanttProject.

Este programa se encuentra actualmente en su versión 2.0.7 y se encuentra disponible tanto para Windows, MacOSX o Linux. Entre sus múltiples funciones permite exportar el trabajo a distintos formatos como JPG, PNG, HTML, PDF o exportar/importar desde Microsoft Project.


Foto: Tao of Mac

GanttProject es una aplicación íntegramente escrita en Java que tiene, entre muchísimas otras, las siguientes características:

 Permite importar y exportar archivos de MS Project (para aquellos que todavía trabajamos con este programa)
 Soporta añadir y quitar columnas personalizadas.
 Puedes exportar tus proyectos a páginas HTML (Web), GanttProject usa conversión XSL.
 Permite trabajar con proyectos almacenados en servidores Web. Si el servidor soporta WebDAV, puedes guardar/publicar el proyecto en él.
 Incluye funciones personalizables.
 Es posible organizar tareas de forma jerárquica.
 Permite publicar un informe en formato PDF (por si queremos incluir nuestro diagrama de Gantt en Internet).

Una vez instalado y ejecutado el programa, al abrir por primera vez te saldrá un recuadro denominado Consejos del Día, en el cual te dan pequeños tips para hacer tu trabajo mas eficiente (tienes una opción por si deseas que ya no salga mas este cuadro, pero si aun no dominas bien el programa te sugeriríamos que le des una mirada a los consejos, nunca esta de mas). Una vez que cierres esta página verás un cuadro de Gantt que abarca un poco más de la mitad derecha de la ventana del programa, que se inicia desde la fecha actual (marca el día de hoy y el mes, con un recuadro por día) y se puede desplazar fácilmente hacia semanas atrás como a semanas después.

En el lado izquierdo encontraremos 3 recuadros denominados Nombre/Fecha de Inicio/Fecha final los cuales son los ítems básicos que tendrán las actividades que realizaremos dentro del proyecto. ¿Cómo se activan? Cuando vayamos al diagrama de Gantt -por el momento vacío- nos dirigiremos a las fechas, escogeremos un día y daremos clic derecho para que nos salgan 3 opciones: Nueva Tarea/Propiedades del Grafico/Modificar días festivos. Le daremos clic a Nueva Tarea y nos mandará a la columna izquierda que ya habíamos mencionado, es ahí donde llenaremos los casilleros de Nombre/Fecha de Inicio/Fecha final. Una vez hayamos realizado esto se marcará con un rectángulo la actividad que tenemos destinada a realizar.

Dentro de las propiedades del diagrama tenemos una variedad de opciones tales como: Marcar el día de hoy con una línea roja, Fechas de inicio y fin del proyecto, así como también una comparación de estados que podemos clasificarlos por colores: la programación de la tarea no cambia (color 1)/La tarea se completó mas pronto (color 2)/ La tarea se completa más tarde (color3).

Así también se podrá importar una lista de tareas desde un fichero de texto utilizando el menú Importar, cada fila se añade al proyecto como una tarea nueva. Se puede seleccionar a la vez varias tareas del árbol para ejecutar acciones subir, bajar, indentar, quitar indentando y desvincular. Si se ha almacenado el correo electrónico de un recurso se puede enviar un correo directamente desde el menú de GanttProject seleccionando enviar un e-mail. Se puede personalizar el diagrama de Gantt pinchando con el botón derecho sobre el gráfico. Se puede ver el nombre, fechas, duración, progreso e incluso recursos utilizados por las tareas. Por último Gantt Project permite resaltar la Ruta Crítica (secuencia de actividades que duran el mayor tiempo posible) del proyecto en el ícono Camino Crítico.

Otro aspecto muy interesante es que crea dependencias entre tareas, es decir una parte del proyecto no se podrá comenzar hasta que no termine otra parte previamente indicada. La instalación es muy sencilla, la herramienta es gratuita, pesa apenas 9 Mb. Realmente si te gusta la organización esta herramienta es para ti. La mecánica de construcción de los diagramas es muy sencilla, se realizan de forma jerárquica, primero debemos dividir el proyecto en las principales tareas, luego subdividir estas en pequeñas actividades, todo se va manejando por orden cronológico y en la ventana de los días se irá formando el diagrama automáticamente.

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