Conta4: Software de Gestión para Pymes

Las pequeñas y medianas empresas, también conocidas como PYMES, encontrarán en Cont4 versión 4.3.6, un software desarrollado por TETRA Informática S.L. de Alicante – España, una herramienta perfecta para centralizar la gestión de toda su actividad financiera y económica diaria.

Compatible con Windows XP SP2, Windows 2000 y Windows Vista, necesita el soporte de la máquina virtual de Java versión 1.5 o superior ya que ha sido desarrollado en este programa. Cont4 es un sistema de gestión multiempresa que les permitirá controlar aspectos tan simples como el manejo de la contabilidad de la empresa o la facturación y otros que requieren más análisis como la gestión de clientes y proveedores, adquisición y venta de productos, verificar el estado del almacén e importar el inventario contable, registrar todo tipo de operaciones (apertura, diarias, regularización cierre, etc), registrar el IVA en todas sus formas (repercutido, soportado, diferido), obtener listados de retenciones, control de cobranzas (realizadas, pendientes, remesas), control de riesgos por incobrables, listado de impagos, etc.

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El software Cont4 esta disponible en tres versiones que se complementan: Cont4 – Contabilidad (base de datos CONT), la cual incluye cuentas anuales, asientos, extractos, balances, amortizaciones, registro de IVA, cartera de cobros y pagos; Cont4 – Facturación (base de datos FACT), que maneja el registro de IVA, cartera de cobros y pagos, artículos, almacén y facturación; Cont4 – Gestión (base de datos GEST), que agrupa las características y funcionalidades de las dos versiones anteriores.

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Como vemos anteriormente la base de datos raíz para cada caso será CONT, FACT y GEST; de esta manera cada vez que creamos una empresa el formato será de la siguiente forma: RAIZ_añoEjercicio_códigoEmpresa; por ejemplo si queremos trabajar el Ejercicio 2008 de la empresa Smallsquid, el registro de datos contables se grabará en CONT_2008_smallsquid. El propósito de esta baso de datos es permitir compartir archivos comunes al trabajo de todas las empresas como por ejemplo el Plan General Contable en el caso de la contabilidad. Además, permite registrar los datos de acceso de las empresas y de los ejercicios definidos. Los cambios que se realicen en la base de datos raíz no afectarán a las empresas que se haya creado con anterioridad salvo la configuración de los parámetros de Impresión.

Una funcionalidad interesante y que hace a este software dinámico y flexible es su capacidad de modificar los parámetros de la base de datos, para ello cuenta con formularios que son una herramienta que permite insertar, modificar y borrar filas en las tablas de la base de datos; por ejemplo tal como visualizamos en la figura derecha que nos muestra una fila de la tabla de conceptos contables, los campos signados como código y nombre son las columnas de la tabla; de esta manera el código que de genere es único para cada fila, es decir, no puede haber dos conceptos contables con el mismo código. Otra de las cosas es que permite insertar nuevos registros considerando que todas las empresas no son iguales, para insertar uno nuevo existen dos maneras de proceder dependiendo si el código es numérico o no; por ejemplo, tomando nuevamente el caso contable en el formulario de conceptos contables el código es numérico, por lo que si se pulsa ‘Limpiar’ , además de limpiar el formulario se calculará automáticamente el código del último concepto más uno y el formulario indicará que está en modo de ‘inserción’ porque aparecerá un ‘++’ en el título y en el icono ‘guardar’ (el del disquete) unos destellos; otro caso diferente es el de la tabla de ‘Series de IVA Repercutido’ la clave primaria es la serie, y como ésta no es numérica, para insertar una nueva fila hay que introducir una serie que no exista y pulsar ‘Intro’.


Otra funcionalidad automatizada es el recalculo de operaciones y la actualización instantánea de datos, por medio de estos procesos de actualización de datos podemos realizar tareas complejas en la base de datos con una mínimo de esfuerzo de nuestra parte; debo señalar que algunos de los procesos requieren una selección previa, mientras que otros simplemente se ejecutan, en todo caso la funcionalidad es la misma que en los diálogos de selección de informes, y por tanto, será necesario pulsar ‘Aceptar’ para iniciarlos.

Conta4 te permite obtener informes para extraer información de la base de datos por pantalla y por impresora. En la mayoría es posible especificar algunas opciones para ajustar el resultado. Dichos informes son de dos características: Oficiales, los que deben enviar a la Administración, en ellos puedes modificar el título del informe, la fecha del listado, el número de página inicial y el margen izquierdo en milímetros con la característica adicional que en la numeración de las páginas no se indica el total. Por su parte los informes no oficiales son empleados en el trabajo y control diario.

Además de informes puedes imprimir albaranes, facturas, etiquetas, etc; teniendo la opción de colocar un logotipo y un membrete, además se puede modificar el nombre de los campos. Algunos campos están acompañados por una marca ‘Sí’, que indica si dicho campo debe aparecer o no en la impresión. Otra característica de la impresión de estos formatos es que Conta4 te presenta la opción de especificar los formatos de fecha y el idioma (codificación de 2 caracteres) y si se debe utilizar la coma o el punto para los números decimales.

Por último mencionaré que el sistema también se maneja muy bien como un TPV (Terminal Punto de Venta) y permite controlar una o varias cajas dentro de la red informática de la empresa y a sus respectivos cajeros o vendedores; asimismo les permite trabajar con identificadores de códigos de barras e imprimir tickets, facturas o notas, los dos primeros para el caso de una venta ya cobrada y el tercero registra ventas que serán cobradas posteriormente mediante entregas a cuenta. Conta4 también es capaz de “pausar una venta” , realizando otras operaciones en la caja y recuperando la información ingresa anteriormente después.

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Nota: si deseas probar el software con una versión totalmente operativa puedes descargar el demo desde la página del fabricante dando clicaquí.

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