Aplicaciones ERP: Sistema de Gestión Integrado

La gestión clásica de información en una empresa poco moderna, suele tener un software diferente en cada departamento: finanzas, almacenes, recursos humanos, etc. Las inevitables consecuencias de dicha dispersión de datos y formatos dan lugar a una pérdida de tiempo e información de incalculable valor y a la larga es más costoso no adoptar un sistema integrado que seguir en la misma situación.

La gestión clásica de información en una empresa  poco moderna, suele  aplicar un software diferente en cada departamento: finanzas, almacenes, recursos humanos, etc. Las inevitables consecuencias de dicha dispersión de datos y formatos dan lugar a una pérdida de tiempo e información de incalculable valor y a la larga es más costoso no adoptar un sistema integrado que seguir en la misma situación.

Por ejemplo, si un cliente hace un pedido al departamento de ventas, éste lo registrará en un sistema de información exclusivo de ventas; en consecuencia, ni el departamento de finanzas podrá controlar si dicho cliente tiene un crédito, ni el departamento de almacenes podrá verificar si existe material suficiente para poder suministrar el pedido. Por tanto, estos datos tendrán que comunicarse por vía telefónica o por medio de un documento escrito a los respectivos departamentos para que éstos realicen sus labores  y cumplan con culminar el ineficiente proceso de la venta.

Para dar respuesta a toda esta problemática surgen los ERP. Podemos definir un Enterprise Resource Planning (ERP) como un sistema integrado de software de gestión empresarial, compuesto por un conjunto de módulos funcionales (logística, finanzas, recursos humanos, etc.) susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente.

Integración que ofrece un ERP – foto obtenida de Wikimedia, autor Neogia

¿Qué ventajas ofrecen los ERP?

Los ERP están concebidos como programas que se adecuan a cada departamento de la empresa (finanzas, recursos humanos y almacenes). Combinan la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos. Esto permite garantizar la integridad y  disponibilidad inmediata de los datos a los que accede cada departamento.


Así, volviendo al caso expuesto anteriormente, con un ERP, el departamento de ventas integraría el pedido en el sistema, verificándose automáticamente el crédito del cliente y la disponibilidad del material. Los departamentos de finanzas y almacenes accederían a los datos entrados sin necesidad de duplicar la información. El ahorro de recursos económicos, horas-hombre, materiales y sobre todo: tiempo, es realmente importante para la empresa, con lo que la relación costo-beneficio que conlleva adoptar este tipo de software y el impacto en la efectividad de la empresa, hace que su precio resulte realmente irrisorio.

Tres son las razones que pueden resumir el porque se considera a los ERP, como una solución  global a la hora de gestionar la información en una compañía:

1. Manejo integral de los datos económico-financieros: este tipo de sistemas evitan que las compañías muestren una imagen trasgiversada de su situación contable al usuario final. Esta  utilidad puede lograrse gracias ala integración de las compras y ventas de todas las unidades de negocio de la empresa en un sólo bloque.

2. Estandarización de los procesos logísticos: en las empresas donde la logística es un componente importante; por ejemplo, las comercializadoras, suelen existir diferentes maneras de realizar un mismo proceso; por ejemplo, una compra. Si la empresa es lo suficientemente grande, incluso podrán existir diferentes programas informáticos para soportar esta gestión. Con un ERP como soporte, todos los procesos quedarían unificados e integrados en una misma base de datos.

3. Estandarización de la información de los recursos humanos: como ocurre con los procesos logísticos, en una compañía con varias divisiones de negocio, la gestión de los recursos humanos puede variar considerablemente de una a otra; con el ERP quedarán estandarizados tanto los datos como los procesos de gestión.

Esquema de funcionamiento de Taika, software ERP libre – foto obtenida de Wikimedia, contribución de Markmade21.

Inconvenientes de los ERP

A pesar de su gran utilidad para la compañía, los ERP presentan uno que otro inconveniente, que si bien es cierto pueden dificultar su implementación, no limitan su importancia; enumeraremos a continuación algunos de los más significativos, teniendo en cuenta que algunos de ellos se ven superados por las acutales tecnologías y tendencias tales como los programas Open Source (libres):

1. El primer aspecto «negativo» de los ERP es su precio de adquisición e implantación, hay que considerar que la inversión inicial es bastante importante; sin embargo, todas las empresas la realizan con la convicción de recuperarla en un plazo relativamente corto. El ROI (Return on Investment) es un ratio financiero que mide, precisamente, la recuperación de la inversión. Existen numerosos estudios comparativos del ROI para diversos ERP, que indican que la inversión se recupera transcurridos entre ocho y doce meses.

Por otro lado hay muy buenos sistemas ERP gratuitos, si como lo lee, sistemas de excelente calidad que no le costarán un Euro, y que encima cuentan con soporte y actualizaciones. Programas como Open Bravo , Fenicius, Open ERP o Abanq se muestran como alternativas confiable y ya bastante probadas que permitirían solucionar este punto en contra.

2.  Con frecuencia, los proyectos de implantación de un ERP no se valoran correctamente, ya que se suele producir una valoración a la baja de los periodos de tiempo y los recursos que se necesitan; ambos factores casi siempre tienen que aumentarse en las diferentes etapas del proyecto, con el consiguiente incremento del coste global.

3. Para el buen funcionamiento de la implantación, es muy importante que haya una integración del personal de la compañía que ha adquirido el ERP en el equipo de implantación del proyecto; los trabajadores se ven impelidos a dedicar tiempo y esfuerzo a nuevas tareas, en detrimento de sus actividades habituales.

Debo señalar sin embargo, que este proceso al que yo llamo «socialización del software» no es una condición exclusiva de este tipo de programas; todo sistema, programa o nuevo proceso debe ser socializado, aprendido y por lo tanto el personal inmerso en su uso debe integrarse con el. Asimismo el personal que se ve influenciado por los nuevos procesos o mejoras que este software proporcionará debe conocerlo, para poder aportar y partircipar en el proceso.

4. Implantar un ERP conlleva a menudo una reingeniería de procesos; en un principio, esta reingeniería tiene un efecto negativo sobre el personal. Puede variar tanto la estructura organizacional como los procesos y hábitos de trabajo. es conveniente diseñar los flujogramas de operación tomando en cuenta el nuevo software, ya que este formará parte del trabajo en todas las áreas.

Una vez la empresa ha decidido implantar un ERP, debe dar el paso siguiente: elegir el más adecuado.

¿Cómo elegir el ERP más adecuado?

No existe una respuesta directa a esta pregunta, ya que cada empresa puede elaborar su propia lista de criterios de selección, por otro lado todos los ERP no son iguales, ni por desgracia puedo decirles cual es mejor o peor. Sin embargo lo que si puedo decir y señalar es una serie de criterios básicos que ustedes como empresarios Pyme deberían tener en cuenta al elegir uno de estos software:

1. El primer criterio: la funcionalidad.  Si partimos del criterio de que todos los ERP ofrecen aplicaciones para cubrir la mayoría de las áreas funcionales y técnicas de una empresa, la compañía deberá analizar aquellas que son la base de su negocio y ver si cumplen con sus requerimientos. Es decir, si una empresa de servicios decide implantar un ERP, no deberá dar importancia al módulo de producción, sino focalizar su estudio en aquellos módulos que determinan su actividad (ventas, servicio al cliente y finanzas).

Si el ERP es funcionalmente deficitario en alguna de las áreas, es importante que pueda integrarse con otros productos que suplan sus carencias, o bien permitir realizar desarrollos a medida, esta es una ventaja de los ERP libres u open source, algunos pueden ser editados a medida a partir del código libre disponible. Este código es ya una base bastante avanzada para el programador, así que la implementación del software será más rápida.

Por otro lado, la empresa que compra el ERP deberá conocer si existen soluciones verticales para su sector que mejoren las prestaciones estándares.

Algunas pantallas de Open Bravo – composición a partir de imágenes de la Web oficial del software.

2. El segundo criterio: los proveedores. Es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como a la empresa encargada de su implantación (en caso de que ambos sean diferentes). Asimismo, es importante constatar su experiencia real en empresas del mismo sector y con características similares (volumen de negocio, dispersión geográfica, número de empleados, etc.).

No hay que olvidar los servicios (post venta o soporte) que deben ofrecer los proveedores en todas las etapas de la implantación de un ERP; es decir, la configuración de la infraestructura técnica, la formación, y los servicios posteriores a la puesta en marcha (por ejemplo, su actualización con las nuevas versiones que van apareciendo).

Aquí un programa libre tiene muchas ventajas; las actualizaciones son constantes, ya que cuenta con un grupo de desarrolladores y comunidad de usuarios activos y si en caso hay dudas o se buscan soluciones en relación al ERP, los foros especializados e inclusive la misma Web de los proyectos, ofrecen soluciones casi inmediatas.

3. El tercer criterio: el económico. Tal vez este sea el criterio que determine tal o cual ERP sea el que elija, pero recuerden que no siempre es el mejor. En este punto, hay que tener en cuenta algunos aspectos, como: si el fabricante del ERP proporciona las licencias por usuario o por servidor, si quienes se encargan de su implantación firman un contrato cerrado o abierto, y los beneficios tangibles y/o intangibles que va a generar la implantación del ERP.

Ya se lo que están pensando, les he hablado de los ERP open source, pues ni que decir estos no tiene precio así que este punto quedaría sobradamente superado, lo que aunado a los beneficios que con ellos se puede obtener en relación a los puntos 1 y 2 se presentan como la mejor alternativa pára las pequeñas empresas.

4. El cuarto criterio que considero interesante es el relacionado con la reingeniería. Hay que efectuar una evaluación del impacto y los cambios organizacionales que supone la puesta en funcionamiento del ERP. Este punto es aplicable tanto a un ERP pago como a uno open source por igual así que no merece mayor comentario sobre tal o cual; sin embargo, es bueno señalar que el impacto puede redundar en la reducción de la eficiencia en las primeras etapas de la implantación, esto es lo que yo llamo  como «costo de aprendizaje» y es justamente lo que dedemos evaluar para estimar la forma de amortiguarlo y no poner en peligro nuestro rendimiento.

5. El quinto y último criterio es el técnico.  Hay que evaluar las plataformas técnicas soportadas por el ERP, las bases de datos permitidas, los lenguajes de programación, las herramientas de desarrollo y la posibilidad de puedan estar conectados a otros sistemas (EDI, Internet, etc.). Esto se hace con el fin de compatibilizar la información que ya tenemos con la nueva plataforma, lo que redundará en una integración más rápida y con ahorro de costes y tiempo.

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