Buenas prácticas para la comunicación con el cliente por correo electrónico

Cuidar la manera en la que enviamos correos electrónicos nos ayudará a ofrecer un mejor servicio a los usuarios.

Buenas prácticas para la comunicación con el cliente por correo electrónico

El correo electrónico no solo es el método de comunicación más clásico en la era de Internet, sino que todavía hoy día continúa siendo uno de los más utilizados. Y el problema es que se utiliza tanto que las empresas se han encontrado ante la necesidad de aplicar buenas prácticas, dado que cada vez hay más entidades y personas que utilizan este sistema con la intención de intentar engañar a los usuarios y clientes en general. Por ello es necesario que hablemos de buenas prácticas para intentar extender en la medida de lo posible la importancia de cuidar la manera en la cual nos comunicamos a través de correo electrónico.

1. Nunca solicitar pagos desde el correo electrónico

Es poco frecuente que una empresa, tienda o servicio, le solicite a sus clientes que hagan el pago de cualquier tipo de importe mediante un correo electrónico. Por ello no deberíamos ni planteárnoslo si nos encontrásemos en este tipo de situación. Nunca hay que pedirle al cliente que haga un pago pinchando en un enlace que se envíe por email, dado que lo que hace este tipo de idea es transmitir desconfianza. En la actualidad se ha vuelto muy habitual que haya hackers, scammers y otros estafadores que intenten hacerse con las tarjetas de crédito y los datos personales de los usuarios, por lo que el público se ha vuelto muy reticente a todo lo que llega desde correo electrónico. La máxima que le recordamos a nuestros seres queridos, sobre todo personas mayores, sobre porqué no deben abrir los correos que reciben, es algo que se ha estandarizado demasiado y que lleva a que en general haya mucha desconfianza en el sector.

2. No hagamos uso de clickbait

La fórmula del clickbait está muy extendida en el envío de correos electrónicos promocionales. Para ello se utiliza la idea de captar la atención de los usuarios mediante los subjects de los correos, la parte de “asunto”, por medio de títulos que resultan muy manipulables. Aunque sea frecuente que se recurra a este concepto, hay que hacerlo dentro de los límites de la normalidad. Nunca prometamos algo que no vamos a cumplir. La misión de un buen cuerpo de asunto reside en que llamemos la atención, pero dentro de los límites de aquello que podemos garantizar. Así que intentemos elaborar un buen título, pero siempre de los límites de lo posible.

3. Contenido de valor

Si enviamos un correo electrónico es porque tenemos una comunicación importante que realizar. Por ello deberíamos evitar el envío masivo de correos en los que realmente no haya un mensaje de calidad que estemos transmitiendo a nuestros usuarios. Es preferible no abusar ni del envío de correos electrónicos que resultan irrelevantes ni de una cantidad elevada de emails que podrían combinarse en uno mismo debido a su facilidad para ello. Por este motivo hay empresas que solo envían correos a sus clientes una vez al mes, de forma que estos mensajes puedan ser más potentes entreguen un mensaje con mayor sentido. Una manera con la cual asegurarnos de la calidad del mensaje es dividiéndolo en las partes obligatorias del mismo, que de forma resumida vienen a ser el saludo, el cuerpo y la despedida.

4. Improvisar con las plantillas

Suele ser muy frecuente que nos concentremos en el envío de una misma plantilla para todos nuestros correos electrónicos, pero si abusamos de este recurso repetidamente lo que ocurrirá es que en vez de comunicaciones dará la sensación de que se trata de boletines como las newsletter. Por este motivo es preferible no abusar de las plantillas y no enviar correos electrónicos que, por otro lado, resulten demasiado complejos. Si simplificamos estaremos haciendo que la lectura del mensaje sea más amena y que al recibirlo no se produzca un sentimiento de rechazo entre los usuarios.

5. No introducir hilos

Esto es aplicable a otro tipo de mensajes y no a los que enviamos con la intención de dar a conocer un producto o una noticia sin finalidad de entablar un contacto. Hablamos de los casos en los que estamos comunicándonos con un cliente o un usuario y compartimos varias respuestas con el mismo. La tentación es de recurrir al modo hilo tal y como hace Gmail de manera predefinida, pero tenemos que intentar huir de este concepto porque a largo plazo termina siendo una pesadilla para la administración de nuestro correo.

6. Revisar la ortografía

A veces lo dejamos de lado y no nos imaginamos lo que puede influir en la imagen que les demos a los clientes. La ortografía siempre se debe cuidar, más ahora con la existencia de programas y correctores que hacen que sea muy sencillo supervisarlo. De esta manera nos garantizaremos que daremos una buena imagen a todos los usuarios, tanto a los que no se preocupan de la ortografía como a los que la tienen muy en cuenta.

Foto: rawpixel

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