Consejos para ahorrar en tu oficina

Las nuevas herramientas digitales y el Internet en la nube, aunque parezca mentira, pueden ayudarte a no pasarte equipando tu nueva sede de trabajo

Cuando los emprendedores ya cuentan con suficiente capital y empuje como para montar su propia oficina, es normal que se cometan ciertos errores de principiante que pueden costarles dinero y quebraderos de cabeza. Lo primero que todo aspirante a empresario sabe es que la tecnología es el aliado indispensable de nuestro bolsillo, pero muchos se lanzan al mercado con el ansia de hacerse con todo tipo de tecnologías sin pararse a pensar si realmente van a ser imprescindibles.

Antes de lanzarse a comprar tecnología para la nueva oficina, el emprendedor ha de reflexionar sobre sus necesidades

Los expertos señalan que la mayoría de emprendedores tienen tendencia a exagerar cuando equipan su primera oficina, lo que se traducirá en un mal enfoque con grandes costes (porque aunque la tecnología nos haga ahorrar tiempo y dinero a la larga, no deja de ser cara en un inicio). Demasiado a menudo, no se lleva a cabo una evaluación profesional de las necesidades del negocio, algo que se debería plantear para encontrar las fórmulas que permitan recortar gastos en esta partida al máximo.

Hay distintas herramientas que, a parte de la consciencia compradora, nos pueden ayudar a ahorrar cuando planteemos la nueva oficina.

La primera de ellas es la archiconocida «Nube» de Internet. Y es que las soluciones de cómputo en este espacio virtual pueden ayudarnos a reducir entre un 70 y 80% del costo que implica tener (por ejemplo) un servidor para un correo electrónico corporativo, una plataforma en línea para atender a los clientes, etc. La ventaja más evidente es que no tendremos que invertir en servidores ni en software o mantenimiento, lo que nos ahorrará mucho dinero.

Un segundo aliado para el ahorro en la oficina lo encontramos en los programas para organizar y manejar la información. Al gestionar los datos y archivos en forma electrónica, utilizando la tecnología y estándares adecuados, se logran impactos en temas de eficiencia, transparencia, cumplimiento de normatividad y finalmente ahorros importantes relacionados con el uso y administración del papel. La solución tecnológica, pero, implica la generación de archivos digitales probatorios, con la misma validez que los documentos físicos, lo que representa un ahorro en espacio y papelería.

Por último, una tercera vía de ahorro es la renta de oficinas equipadas, se trata de una opción que nos puede permitir experimentar el funcionamiento de todas las áreas en los espacios corporativos a un costo menor que si nos lanzáramos a equipar nuestro propio espacio. Un ejemplo de ello son los viveros de empresa, edificios destinados a favorecer la puesta en marcha y desarrollo de las empresas que empiezan.

Foto: DavidMartynHunt

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