Consejos de calidad para administrar mejor nuestro tiempo

La gestión del tiempo es uno de los elementos más importantes en el día a día de los profesionales y emprendedores.

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La gestión del tiempo es uno de los principales desafíos con los que se enfrentan los profesionales, emprendedores o empleados de cualquier tipo de empresa. No suele ser fácil de gestionar, en especial si ya nos encontramos en un punto en el cual tenemos demasiado trabajo o una gran cantidad de tareas acumuladas. Si sentimos que no hay suficientes en el día, que nos gustaría clonarnos para poder cubrir el doble de tareas o si nuestra montaña de cosas que hacer no deja de crecer, no hay duda de que necesitamos administrar mejor nuestro tiempo. A continuación os daremos algunos consejos que os ayudarán a conseguirlo.

1. No eres una máquina, necesitas parar

A veces nos olvidamos de que somos personas y que no podemos trabajar durante horas y horas sin ningún tipo de pausa. Lo que nos gustaría sería hacerlo, no parar, seguir, seguir y seguir, incluso sin notar ninguna bajada en el ritmo o en la calidad de los resultados que obtenemos. Pero se trata de una utopía, dado que no es algo que nadie pueda alcanzar sin que le repercuta de una forma negativa en distintos aspectos. Por ello lo que tenemos que hacer para ser más eficientes y poder gestionar mejor nuestro tiempo es realizar pequeñas pausas a lo largo de la jornada en las que podamos distraer nuestra mente lo máximo posible.

Nos referimos a pausas de 10 minutos en las que le demos a nuestra cabeza un poco de descanso, un periodo de tiempo en el cual podamos relajarnos, desconectar y distraernos. Lo que hagamos en este breve espacio de tiempo depende de nosotros, pero es conveniente que nos relajemos. Pensemos lo primero, que por mucho que invirtamos 10 minutos de descanso de vez en cuando nuestro negocio no se va a resentir. Solo son 10 minutos. Es nada o menos de nada. Si necesitáis ideas, podéis fijaros en aquello que hacen otras personas con ese tiempo. Por ejemplo, hay quienes gustan de leer unas páginas del libro que hayan empezado, mientras que otras prefieren usar ese tiempo para enviar algunos mensajes de WhatsApp a su familia. En otros casos lo que hagáis puede ser desde jugar una partida en algún juego de móvil hasta escuchar una canción relajándonos con los ojos cerrados y dejando la mente en blanco.

Como extra os recomendamos asignar unos periodos de tiempo específicos del día a las pequeñas actividades que consumen tiempo y que resultan obligatorias. Por ejemplo, si trabajáis en casa tendréis que ir a recoger el correo del buzón, limpiar un poco la cocina, cocinar, ir al baño o salir a pasear con el perro. Ese tipo de acciones forman parte del día y es mejor que las tengamos introducidas dentro de una rutina para que no acabemos con el día descontrolado y mal gestionado. Cuanto más podamos organizar el día, más tiempo ahorraremos y más obtendremos de cada hora que invirtamos.

2. Delega

Si pudiéramos ir emprendedor por emprendedor en el mundo repitiéndoles algo en el oído sería esta única palabra: delega. Y pondríamos signos de exclamación en el mayor porcentaje de los casos para que sonara más como: «¡delega!». Porque si no delegamos vamos a cavar nuestra propia tumba (metafóricamente hablando). Estamos habituados a sacar adelante nuestro negocio por nosotros mismos o pensamos que al emprendedor todo debe depender de lo que nosotros hagamos, así que nos ofuscamos demasiado en estar al control de todo. Pero nos vamos a parafrasear diciendo lo que hemos comentado antes: «no somos máquinas». Esto significa que tenemos que delegar y mover algunas de las tareas que realizamos a personas de confianza que sepamos que van a hacer un buen trabajo y con las que sintamos que nuestro negocio está en buenas manos. Al delegar tareas que consumen mucho tiempo, pero que no son tan fundamentales como podamos imaginar, estaremos dándonos más margen para hacer otras cosas de una forma más calmada y con mejores resultados.

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Delegar y tener empleados en los que podamos volcar parte de nuestras responsabilidades no es como si nos estuviéramos clonando, pero sí que será como tener una doble cantidad de horas (en el nivel en el cual tengamos el apoyo de esas personas) para hacer más cosas. Así que no intentemos ir siempre por libre y «comernos» todos los trabajos y preocupaciones, porque no va a ser algo que nos vaya a funcionar a largo plazo. Si no delegamos antes de lo que pensamos estaremos quemados.

3. No ajustes demasiado la agenda

Decíamos antes que es recomendable que tengamos una agenda, que hagamos un calendario diario en el cual estimamos todo lo que tengamos que hacer y que de esa forma optimicemos mejor todo lo que hacemos. Pero cuando estemos diseñando este calendario y horario no nos olvidemos de dejar espacios un poco holgados entre los distintos compromisos. Nos referimos a que no enlacéis una actividad con otra sin que de por medio haya al menos cinco minutos, porque estaréis condenando al fracaso vuestra iniciativa para trabajar mejor. Es poco habitual que algo comience y termine en un momento justo, tanto si hablamos de una acción laboral determinada como si nos estamos refiriendo a una reunión. Por ello siempre va bien que dejemos un pequeño espacio de tiempo entre las distintas tareas y que podamos usarlo como herramienta de puente para enlazar cada una de nuestras obligaciones. La duración de ese espacio deberíamos determinarla en base a los conocimientos que ya tenemos de cómo suelen ser las distintas tareas que realizamos a lo largo del día.

4. Cuidado con la mensajería

Los niveles de presión y de consumo de tiempo a los que nos pueden someter los programas de mensajería son realmente elevados. Y esto puede llevar a que nos salgamos de la agenda que habíamos planificado con anterioridad. Hay que tener mucho cuidado con las cadenas de mensajes en WhatsApp o la respuesta de correos electrónicos interminables, porque en un abrir y cerrar de ojos podríamos encontrarnos con que hemos gastado mucho más tiempo del que disponíamos o que nos hemos descuadrado la agenda en mensajes que estaban fuera de la planificación. Si somos personas que dependen de forma elevada de la mensajería lo mejor será que establezcamos un periodo de tiempo en nuestro horario en el cual nos dediquemos a responder y enviar los mensajes que tengamos que enviar.

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5. Busquemos la forma de mejorar

Otro de los consejos que nos ayudarán a corto y largo plazo es que intentemos mejorar de manera progresiva, aprender y practicar en distintos aspectos. Si no dejamos de formarnos, si continuamos adoptando nuevas prácticas, conocimientos y avanzamos, conseguiremos que nuestro día a día en el trabajo nos proporcione unos mejores resultados. Es positivo que hagamos un ejercicio de auto-crítica para poder determinar en qué aspectos necesitaríamos mejorar y que nos concentremos en ello de una manera calmada, dado que tampoco podemos dedicarle más tiempo del necesario a fin de no desestabilizar nuestro día.

6. Planifica el próximo día

Antes de terminar la jornada es recomendable que dejemos al menos 30 minutos para que nos sirvan como planificación del próximo día. Eso hará que podamos comenzar directamente centrados en el trabajo y no en organización, algo especialmente positivo teniendo en cuenta lo que cuesta planificar a primera hora de la mañana cuando nos acabamos de despertar.

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