La importancia del correo electrónico y la gestión de contenidos para tu empresa

La pérdida de datos a través del correo electrónico puede llegar a costar 1 millón de dólares a las empresas.

Teclado

Keyboard.

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de trabajo vital e indispensable para el negocio de las empresas, sin distinción de tamaño o sector . Gran cantidad de información se distribuye a través de la red, ya sea para la comunicación interna de la empresa o para mantener el contacto con agentes externos. Por ello, sorprende que durante el último año, alrededor del 50% de las empresas hayan perdido datos de alguna de las aplicaciones de correo electrónico y de gestión de contenidos empresariales más populares del mundo, Microsoft® Exchange Server y Microsoft® Office SharePoint®.

El reciente estudio realizado por la empres Kroll Ontrack, proveedora líder en recuperación de datos y gestión de información, revela que la pérdida de información puede conllevar un coste económico que oscila entre los 50.000 y 1 millón de dólares dependiendo de la empresa y del tipo de datos desaparecidos. Entre los 326 responsables de TI, ingenieros y personal de ventas en empresas encuestados, un 20% calificó la pérdida de datos como muy grave -similar a la caída del sistema-, frente al 53% que las englobaron entre el segundo y el tercer nivel haciendo referencia a paradas ocasionales y, por último, un 18% indicó que los daños ocasionados habían sido mínimos.

Pero el extravío de documentos no sólo supone problemas a nivel económico, ya que tal y como afirma Nicholas Green, director general de Kroll Ontrack: “El correo electrónico, y Exchange, está imbricado en todos los niveles del negocio. Por eso, la pérdida de información debilita el negocio, obligando al departamento de TI a lidiar con la carga de trabajo que suponen las peticiones de recuperación y reparación de datos”. En un 59% de casos, los procesos de recuperación duraron un día, un 14% reconoce haber tardado varios días e incluso un 5% lamentó no haber recuperado nunca los datos.

Frente al reto que supone la búsqueda de mensajes, documentos adjuntos e incluso notas y contactos, el 26% afirmó haber usado los datos de backup, mientras que el 21% usó optó por usar sus propias herramientas internas. Otro 18% de los encuestados directamente creó nuevos datos y el último 14% recurrió a un software de recuperación de datos. Para evitar estos procesos tan costosos para las empresas, tanto en tiempo como en el ritmo de trabajo, Green propone nuevos métodos para averiguar dónde se encuentra la información, sin la necesidad de recurrir a un servidor de recuperación de backup. Dichas herramientas con gran capacidad para recuperar datos pueden ahorrar a las empresas más del 50% del tiempo que invierten actualmente en el proceso.

Foto/ Dafne Cholet

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