La carpetas en árbol de nuestra compañía

Si analizamos el servicio de almacenamiento de nuestra empresa, comprobaremos que más del 70% de las ocasiones no es necesario disponer de un servidor, dado que la mayoría de las veces organizamos las carpetas en forma de árbol. Es muy importante tener en cuenta donde organizamos todos los documentos y de que forma lo hacemos.

Es muy importante encontrar el documento de la forma más fácil posible

En muchas ocasiones si nos paramos a pensar y a observar nuestra compañía no necesita la ayuda de un servidor. Pues en muchas circunstancias el servidor no sirve más que como servicio de almacenamiento del espacio compartido, donde las carpetas se organizan en forma de árbol, y si un empleado o un usuario se dispone a abrir un documento otro no puede abrirlo al mismo tiempo sin ningún problema. Así que la cuestión principal es saber si hemos superado o no la organización de carpetas en árbol en nuestra empresa.

No nos estamos refiriendo a que la información no tenga que estar bien organizada, dado que es totalmente lo contrario. Es fundamental e imprescindible ser lo más ordenados y organizados posible, pero debemos tener en cuenta que lo necesario es encontrar el documento de la forma más rápida posible y tenerlo a mano y disponible desde cualquier lugar donde nos encontremos y para todo tipo de usuarios.

Podemos ayudarnos de gestores de almacenamiento, aunque muchas ya son muchas las compañías que piensan que disponen de un servicio suficiente con la ayuda de su estructura tradicional. Lo más fundamental es que la búsqueda de documentos sea lo más rápida posible, este concepto tiene que estar muy claro.

Y lo que puede ser aun de más utilidad es si cuenta con un sistema de versiones. Parece muy complejo, pero la realidad es que no es tan complicado de implantar en nuestra organización. Lo que si implica es sufrir un cambio en la forma que tenemos de trabajar.

En conclusión, todos los accesos directos creados en los propios escritorios de los usuarios a las carpetas más que estos suelen utilizar de forma más habitual, tienen más fuerza que otras decenas de cuestiones. De todos modos, una cosa es tener el acceso directo y la otra muy distinta es poder encontrar más tarde el documento que tenemos dentro de la carpeta, ya que según se van extendiendo en volumen, este se vuelve un poco más complicado e extenso.

Si lo que nos interesa es poder recuperar un documento que lleva más de cinco minutos tenemos que ir pensando en encontrar otro modelo de organización en nuestra compañía. Estas ocasiones suelen convertirse en el mejor momento para empezar a buscar procedimientos mucho más eficientes a la hora de que el aprendizaje no afecte a la productividad.

Foto: CPKXK

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