Como tener bajo protección tu empresa.

Para una empresa es muy importante tener bien administrados y bien controlados todos sus datos, documentos, recibos etc. Para tener un buen control de toda su documentación se deben de seguir una serie de protocolos para tener asegurados y bajo control todos los datos de la empresa. Una de las cosas más importantes y por tanto que deben de ser principales para los dueños de las pymes  son tener una copia de seguridad de toda la documentación existente, para tener la tranquilidad de que toda la documentación es recuperable en caso de extraviarse. Una cosa tan evidente no es complementaria en muchas empresas, ya que según estadísticas podemos observar que son muchas las empresas que no realizan controles periódicos para comprobar que existe copias de seguridad de muchos de los documentos, por tanto son muchas las situaciones que se han dado de haberse extraviado un documento y no poder tener copia de seguridad y por tanto, dar el documento como inexistente.

Debemos realizar copias de seguridad de nuestros datos de empresa

A continuación os damos unos consejos sobre tener protegidos los documentos de una empresa:

  • Tener toda la documentación a prueba de catastrofes. Se da el caso de que las pymes no comprueban lo necesario que toda la documentación este a prueba de accidentes, por este motivo no pueden elaborar medidas de prevención a catastrofes causadas por factores medioambientales como las inundaciones o incendios. Por este motivo es muy importante que la copia de seguridad esté reservada en un lugar apartado de la fuente de datos.
  • Definir el nivel de comprensión en caso de pérdida de documentación. Las empresas deben de valor el nivel de importancia de toda su documentación, así al cabo del tiempo las copias de seguridad que definiríamos como «menos importantes» pueden ser recicladas.
  • Definir el periodo de tiempo que podemos prescindir de la documentación. Tener una identificación de cuanto tiempo las pymes pueden desarrollarse sin ningún problema sin la presencia de la documentación extraviada. Esta medida de prevención tambien sirve para establecer el tipo de arquitectura y hardware que es necesaria para proteger la documentación.
  • Allar los medios necesarios para que la copia de seguridad concuerde con los recursos.
  • Garantizar que las copias de seguridad sean compatibles y por tanto seguras. Todas las copias de seguridad deben de ser almacenadas en lugares seguros y por tanto que tengamos la tranquilidad de que están en un lugar que garantize la conservación de su buen estado y que sean accesibles en el momento necesario de su uso.
  • Garantizar que las aplicaciones se les  puedan realizar una copia de seguridad en tiempo real. Como muchas app del servidor disponen de archivos de bases de datos en un estado abierto, esto suele pedir un uso de herramientas propias con la finalidad de hacer una copia de seguridad sin tener la obligación de haber de cerrarlas.
  • Tener bajo control los dispositivos de móviles. Es aconsejable proteger los componentes básicos como serían los documentos en los móviles o los datos de contacto.
  • Comparar y identificar cual es la mejor tecnología de copia de seguridad. Es muy importante saber escojer cual es la copia de seguridad idonia para la empresa en la fase de planificación.

Finalmente os recomiendo que escojais un proveedor eficaz para dar soporte y ayuda cuando sea necesario.

Foto: Roberto F.

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