Zoom, guía de uso completa y consejos

Te damos trucos y consejos que te ayudarán a sacarle el máximo partido a Zoom para que destaques en reuniones y otros encuentros.

Posiblemente os sorprenda saber que Zoom, el famoso software de videollamadas, se creó en el ya lejano año 2013. No ha sido hasta ahora cuando ha despuntado y se ha vuelto una de las herramientas más utilizadas por usuarios del mundo entero. El motivo de esta reciente popularidad es la COVID-19, ya que debido a la expansión del teletrabajo han sido muchas las personas que han apostado por el uso del programa.

De todas formas, la implementación de Zoom ha sido muy repentina, de un día para otro hablando de una manera generalizada. Eso nos ha dejado en una situación en la cual son muchas las personas que no llegan a entender del todo cómo funciona la aplicación o que en realidad no conocen todas sus posibilidades. Pensando en ellos hemos querido hacer esta guía del uso de Zoom, donde partimos de conceptos básicos para ir avanzando y ver algunas curiosidades que quizá no conozcáis. Sepáis más o menos de Zoom en estos momentos, lo que tenemos claro es que en mayor o menor medida esta guía os vendrá bien en algún momento (o al menos eso esperamos, nuestros dedos están cruzados).

1. ¿Puedo hacer videoconferencias de más de 40 minutos?

Hay algunas dudas acerca de las posibilidades de Zoom en su versión gratuita. Y en general hay confusión. Es verdad que existe un límite que se ha impuesto en 40 minutos, pero lo que debemos tener en cuenta es que este volumen de tiempo es aplicable a las videoconferencias de grupo. En el caso de que queramos participar en una videollamada en la que haya muchas personas conectadas, la única solución será romper el grupo y comenzar de nuevo pasados los 40 minutos o suscribirnos a la cuenta de pago. Eso sí, y aquí se encuentra uno de los aspectos que suelen quedar confusos, hay que añadir que no existe límite de tiempo cuando nos referimos a las videoconferencias que hacemos de tú a tú solo con otra persona.

2. Descargar y personalizar nuestro fondo

Una playa, una casa llena de flores, la terraza de un bar, el espacio, un campo de fútbol, los escenarios de películas, series de televisión o libros… hay multitud de fondos que podemos descargar para personalizar la manera en la que las demás personas nos ven cuando estamos participando en una videollamada de Zoom. Este es uno de los aspectos que más popularidad han obtenido entre los usuarios, puesto que permite liberar tensiones y darle un aspecto más profesional o divertido a nuestro entorno a fin de mantenernos cómodos mientras hacemos la videollamada desde nuestra casa.

Las descargas de fondos de Zoom se realizan desde los lugares más variopintos, pero os recomendamos echar mano de Twitter y de otras redes sociales para encontrar algunos de los miles de fondos disponibles. En cuanto comencéis a variar el fondo de las videollamadas apreciaréis la gran flexibilidad existente y las muchas posibilidades, algunas de ellas realmente curiosas. Y aunque estemos usando la videollamada para un asunto de trabajo, siempre y cuando el fondo que hayamos elegido no sea poco respetuoso, podremos usarlo y así aportar una dosis de nuestra personalidad al momento. Por ejemplo, a nadie le va a importar si el fondo que usamos de Zoom es un escenario idílico de La casa de la pradera o si se trata de una imagen de la playa.

3. ¿En qué plataformas puedo usar Zoom?

Otra de las preguntas básicas. En algunos casos hemos oído a personas decir que no usaban Zoom porque solo estaba disponible en dispositivos móviles. Pero esto es, en realidad, un error. Si bien la app está, por supuesto, descargable en Android e iOS, también es cierto que podemos obtenerla en ordenadores PC con Windows o en equipos con MacOS o Linux.

4. ¿Se pueden conectar más de 100 personas en una sala?

Estamos ante una pregunta similar a la de la limitación de los 40 minutos de la cual hablábamos antes. En la versión gratuita de Zoom tenemos esa limitación que lleva a que solo 100 personas puedan participar en una videollamada de grupo. Pero si nos pasamos a las versiones de pago podremos extender este límite para disfrutar de conexiones más multitudinarias. Aunque la filosofía fundamental de Zoom se concentra en videoconferencias entre compañeros de trabajo o clientes, es posible que haya casos en los que necesitemos formar las llamadas para grupos muy grandes. En este contexto lo que podemos hacer es echar un vistazo a las distintas cuentas de pago para ver cuál encajaría en lo que necesitamos. Si somos muy multitudinarios y queremos, por ejemplo, celebrar una conferencia en vivo con oyentes y participación activa, lo que podríamos es recurrir a la tarifa superior, con la cual el límite de personas aumenta a 1000.

5. Usar los atajos de teclado

Los usuarios que saquen partido a Zoom en el ordenador pueden beneficiarse de una amplia serie de atajos de teclado que evitan que tengamos que estar moviendo el puntero del ratón por la pantalla. Hay atajos para todo tipo de funciones y es conveniente que hagamos una primera práctica que nos lleve a descubrir los más útiles y los que podríamos a llegar a usar en mayor medida. Por ejemplo, pulsando alt + F1 cambiamos a la vista de usuario activo en el entorno de vídeo y si pulsamos alt + V comenzamos o paramos el vídeo, mientras que pulsando alt + A lo que hacemos es silenciar o desilenciar el sonido.

Además, tengamos en cuenta que algunos de estos comandos solo se podrán usar en el caso de que seamos el host de la videoconferencia. Un buen ejemplo de ello es pulsar alt + M, lo cual hará que se silencien todos los usuarios salvo el host.

6. Aprende a no interrumpir: utiliza emojis

Algo que tenemos que evitar por todos los medios posibles es interrumpir a quien está hablando. Y como comprenderéis, esto no es nada fácil, sobre todo en los casos en los que estamos participando en videollamadas multitudinarias en las que hay decenas de personas. Si pensamos en reuniones en la empresa el efecto es el mismo: momentos complicados en los que conviene no molestar ni interrumpir y esperar nuestro momento. Pero lo que podemos hacer con Zoom es mostrar nuestra impresión más allá de gesticulando, lo cual no siempre es válido, sobre todo con personas que son poco expresivas.

Los emojis que enviamos estarán expuestos durante un periodo de 5 segundos, tras lo cual desaparecerán. Los podemos utilizar entrando en la pestaña de Reacciones. Algunos de estos emojis sin clásicos y fundamentales. Por ejemplo, es posible usar el emoji de los aplausos o el del pulgar hacia arriba. Habitualmente planteamos reuniones en las que priman las buenas reacciones, por lo que estas dos van a ser muy útiles. También hay que añadir que tenemos la oportunidad de cambiar el color de la piel del dedo y de los demás elementos del emoji. El color predefinido es el típico amarillo, pero tenemos la posibilidad de cambiarlo (algo que también es frecuente en los emojis de WhatsApp y otras aplicaciones).

7. ¿Cómo grabar las videoconferencias?

Estamos ante otro caso complicado que requiere explicación. El motivo de ello es que vamos a poder hacerlo sin problemas en el caso de que usemos un ordenador, pero desde el móvil necesitaremos una cuenta de pago. Desde el ordenador hay una forma muy sencilla de hacerlo. Lo único que tenemos que hacer es entrar en Ajustes y desde ahí activar el modo de grabación. En aquellos momentos en los que estemos actuando como hosting de una de las videoconferencias, lo único que tendremos que hacer para grabar será pulsar en el botón de grabación que se encuentra en la barra de tareas.

¿Pero y si usamos móvil? Como decimos, es una opción limitada a los usuarios de pago. El botón de grabación se encuentra en el mismo sitio en la barra de herramientas y una vez lo pulsamos tendremos que decidir si queremos almacenar el vídeo en nuestro dispositivo o si lo subimos directamente a la nube. Con los ordenadores el procedimiento pasa por el guardado local para que después tengamos la ocasión de hacer con el archivo lo que creamos conveniente.

8. ¿Hay que bajarse el programa para usarlo?

Todo depende del navegador de Internet que usemos. Si hemos recibido un enlace para unirnos a una videoconferencia de Zoom y no queremos proceder a la descarga del software, lo que tendremos que hacer será pinchar en el link utilizando el navegador Firefox o Google Chrome. Los demás navegadores no ofrecen esta función, mientras que tampoco podemos hacerlo si estamos usando el navegador Safari en un ordenador Mac.

9. ¿Quieres ocultar a quienes no tienen el vídeo activado?

Puede resultar un poco feo, pero si quieres quitar de la vista a las personas que no tienen el vídeo activado, puedes hacerlo. Esto no significa que vayas a dejar de escucharles, ni mucho menos, pero sí implica que en el modo galería no tendrás que soportar esos huecos que tan mal quedan cuando no tienen el vídeo conectado. Para ello entra en Ajustes, después accede a la sección de Vídeo y a Meetings. Allí tendrás que marcar la opción «ocultar a los participantes sin vídeo».

10. Desconecta tu presencia al entrar en los videochats

Cuando se ha organizado un encuentro con muchas personas y todas se van conectando de forma simultánea, se puede crear un colapso de sonido y vídeo que a veces resulta molesto. Porque normalmente cuando nos conectamos no solemos estar totalmente preparados. Y ese momento de entrada, con sonido y vídeo que quizá no sea tan profesional como pensamos, es posible que no guste a todos los participantes. Por ello lo mejor será desconectar nuestra «entrada» en la sala. Para ello entramos en Ajustes, luego en Vídeo o en Sonido, y desconectamos el vídeo al unirnos a un meeting y silenciamos el micrófono en las mismas circunstancias.

11. ¿Podemos retocar un poco nuestra imagen?

Una de las ventajas de usar aplicaciones para participar en reuniones es que podemos, por ejemplo, ahorrarnos la sesión de maquillaje. Al fin y al cabo, si tenemos una cámara de por medio, ¿no sería mejor dejar este trabajo pesado a la tecnología y así poder simplificarlo todo un poco? La buena noticia es que podemos hacerlo. ¿Cómo lo hacemos? Tenemos que entrar en la flecha que hay situada al lado del botón de Comenzar Vídeo. Allí entraremos en los ajustes de vídeo y en el apartado de Mi Vídeo, exactamente debajo de él, tendremos que activar la opción de Retocar mi apariencia.

Eso se ocupará de darnos un toque extra de buena presencia que seguramente no sorprenderá a las otras personas de la sala de vídeo, pero sí que nos permitirá lucir de una forma más conveniente. No penséis que es algo tan exagerado como los filtros de TikTok y similares, pero sí que os permitirá tener un mejor aspecto.

12. Silenciar nuestra voz con facilidad

Si estáis usando el ordenador y tenéis que activar el sonido para hablar cuando os toque, así como poner el silencio de nuevo cuando ya hayáis pasado el turno, no será necesario que uséis el ratón. Para ello lo único que tenéis que hacer es mantener pulsada la tecla Espacio.

13. ¿Cómo compartir nuestra pantalla en Zoom con los demás usuarios?

Esta función es especialmente útil cuando nos encontramos en una reunión con compañeros de trabajo, jefes o clientes. De lo que se trata es de que podamos compartir lo que tenemos en el ordenador para que las demás personas lo vean. Para ello vamos a la barra de herramientas y buscamos la opción Compartir. Se nos dará la oportunidad de que seleccionemos para compartir la ventana que tenemos abierta o todo el escritorio del equipo. Esto dependerá del nivel de profundidad de lo que queramos mostrar. Después tendremos un botón para parar de compartir que se encuentra en la zona superior de la pantalla.

14. Activar el modo galería para ver a todo el mundo

Esta es una de las mejores opciones que tiene Zoom y algo que te hace sentir partícipe de unos meetings que realmente sorprenden por su profundidad y por la cantidad de personas que se reúnen. Para ello pulsamos en el modo de visionado Galería que está disponible en la parte superior, en la zona de la derecha. El límite de personas en una sola pantalla es de 49, por lo que si hay más usuarios tendremos que saltar entre distintas páginas.

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