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¿Qué error hay que evitar al enviar correos electrónicos?

Enviar un correo electrónico es un proceso que puede parecer que no tiene ningún tipo de relevancia, pero si nos paramos a pensar apreciaremos que hay mucho más allá de establecer unas pocas letras y construir las frases que queremos transmitir. Por lo general se puede ver claramente dos tipos de personas. Por un lado aquellas que invierten largos periodos de tiempo en cada correo electrónico que escriben, incluso en el más insignificante. Por otro lado, de una forma opuesta, aquellas personas que envían los correos casi sin pensar y que en ocasiones sufren las consecuencias de estas reacciones aceleradas.

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De forma indiferente a si somos de uno u otro de los tipos, todos cometemos el mismo error de forma global. Al menos es lo que dice Jeff Weiner, reconocido en el sector empresarial por ser el CEO de la red social para profesionales LinkedIn. Según sus palabras, todas las personas cometemos un mismo error que es necesario que evitemos cuando estamos elaborando correos electrónicos.

¿Cuál es este error? ¿a qué se refiere exactamente cuando dice que todos nos equivocamos? Lo que argumenta es que todos nos olvidamos de la importancia que tiene ser breves cuando elaboramos un correo electrónico, dejando también de lado la importancia de ser claros.

Elaborar un correo electrónico demasiado largo puede derivar en que ocurran consecuencias que no resultan nada positivas. Por ejemplo, un correo demasiado largo lleva a que surjan demasiadas preguntas relacionadas con aquello que hemos escrito. Cuando se crean muchas preguntas en relación a un correo la situación deriva en que la otra persona se informe acerca de ellas y que luego se produzca una necesidad de respuesta, lo que lleva a que la cadena de correos sea más larga. Weiner cree que el bucle que se crea en este sentido es demasiado problemático y puede llevar a que las conversaciones pierdan valor o que terminen fluyendo de una manera demasiado ambigua hacia temas que no son tan relevantes como podríamos imaginar.

Este no es el único problema que se genera en el uso del correo electrónico, dado que Weiner explica que hay otros aspectos a tener en cuenta. Por ejemplo, menciona que con los correos electrónicos solemos caer en el error de actuar de manera emocional en casos específicos. Reaccionamos imaginando el sentimiento que trae el correo que recibimos y en ocasiones respondemos de una manera desmedida que solo hace que la conversación no fluya como debería, sino que se combinen sentimientos que no deberían haber tomado parte.

Muchas de las veces, aunque nos lo imaginemos, no hay nada más allá alrededor de lo que estamos leyendo en el mensaje. No tenemos porqué imaginar nada, no tenemos que deducir que si un correo suena demasiado serio está siendo un poco ofensivo o tomárnoslo como un ataque personal. En el circuito profesional es frecuente no utilizar emojis, smileys ni nada parecido, por lo que algunos mensajes pueden entenderse de una manera errónea. Lo mejor en estos casos es intentar mantener siempre la calma, no deducir por nosotros mismos y no dejarnos llevar por sentimientos o emociones que pueden estar totalmente fuera de lugar.

Tanto si creemos que estamos escribiendo un correo de forma temperamental como si pensamos que nos hemos dejado llevar por los sentimientos, no está de más que antes de enviarlo lo leamos una o dos veces y nos aseguremos de que todo está escrito de forma clara. Es necesario que estemos satisfechos con aquello que hemos escrito y que no hemos dejado ningún aspecto en el aire que pueda dar lugar a malentendidos. No pasa nada si tenemos que dedicarle más tiempo del necesario a enviar un correo, sobre todo si es algo importante que vaya a marcar un momento importante en nuestro periplo laboral. Al menos siempre hay que asegurarse de que el mensaje está claro y que expresa exactamente aquello que tenemos en mente.

De todas formas, lo que hace Jeff Weiner es recalcar la importancia de no depender tanto del correo electrónico como normalmente hacemos y seguir utilizando el teléfono. Una llamada nos puede ayudar a ahorrar mucho tiempo en correos de ida y vuelta, así como a expresar nuestras intenciones y sentimientos de una manera más natural y adecuada. A partir de la llamada de teléfono un buen siguiente paso es organizar una reunión con la persona con la que estuviéramos hablando y así realizar un encuentro que nos permita hablar todo lo que necesitemos en vivo de una forma fluida. En general tenemos que pensar que aunque el correo electrónico puede parecernos la mejor solución para ahorrar tiempo, lo que terminaremos haciendo si abusamos de su uso es invertir más tiempo del que usaríamos con una llamada de teléfono o una reunión presencial. Todo tiene su momento y su lugar, y encontrar el equilibrio es lo más recomendable.

Foto: rawpixelPexels

Categorías: Herramientas
Etiquetas: correos hotmail.