Motivos por los que usar una destructora de papel en la oficina

Con las destructoras de papel nos beneficiamos de más seguridad en el entorno de nuestra empresa y de un modo de hacer reciclaje.

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Hoy día nada que tiremos a la basura está a salvo de la recuperación. Los tiempos actuales no son como los de antaño y cualquier cosa que pongamos en una bolsa e introduzcamos en el cubo de la basura es sensible de reaparecer después. El riesgo de este factor es elevado en el entorno de las empresas, donde a diario se tiran a la basura documentos impresos confidenciales y otros papeles que por su naturaleza resultan de riesgo. Por ello antes de tirarlos nos tenemos que asegurar de destruirlos de una manera conveniente. Y la forma de hacerlo es a través del uso de una destructora de papel por mucho que en ocasiones intentemos hacerlo con la mano.

Pero aún con su utilidad, estas máquinas no son tan habituales en las empresas como podamos imaginar. Quizá para que las adoptemos tengamos que conocer antes sus distintos beneficios. Hagamos un repaso por ellos para que entendamos mejor su utilidad y la importancia de que tengan presencia en nuestro entorno de trabajo.

1. Evitar riesgos y aumentar la confidencialidad

Por supuesto, como decíamos, esto es lo más importante. Cuando trabajamos con contratos, documentos confidenciales, archivos que están embargados con ciertos márgenes de fechas o elementos similares, necesitamos tener la seguridad de que lo destruimos todo de forma definitiva. Y como decíamos, hacerlo con la mano no es una solución, dado que requiere mucho esfuerzo, tiempo y además siempre deja cierto margen a la recuperación, por lo que es un método arriesgado.

Al destruir un documento con la trituradora lo estamos rompiendo-triturando-partiendo o como queramos expresar el verbo en piezas, partes o pedazos más pequeños. Hay distintas clasificaciones para el tamaño y nivel de seguridad que tienen estas piezas, comenzando en P-1 para las menos seguras y pasando hasta P-4 en el caso de aquellos pedazos que se destruyen con una máxima complejidad.

Lo más interesante es que con las destructoras tenemos la posibilidad de eliminar algo más que papeles, ya que también son compatibles en la mayoría de los casos (conviene asegurarse antes de probarlo) con grapas, tarjetas de crédito, clips o incluso discos, como CDS o DVDs en los que hayamos almacenado información. A veces conviene no abusar tampoco de la capacidad para eliminar estos objetos a la vista de que podríamos ir reduciendo la durabilidad de las cuchillas poco a poco.

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2. Ayuda al medio ambiente con el reciclado

Aunque no se va a convertir en nuestra fuente de beneficios principal, porque el uso de una destructora de papel no es para eso, sí que podemos obtener ciertos ingresos para nuestro negocio gracias al reciclaje. Lo que tenemos que hacer es acumular el papel que vamos destruyendo en bolsas en una sala dedicada a ello y llevarlo a los centros de reciclado de forma periódica. Seguramente obtendremos suficiente para realizar alguna pequeña compra que alegre a nuestros empleados y al mismo tiempo estaremos apoyando al medio ambiente mediante el reciclado. No olvidemos la importancia que tiene que reciclemos el papel y que apostemos por cualquier medida ecológica que pueda ayudar al ecosistema desde la humildad de nuestra oficina.

3. Tener más limpia la oficina

Confesemos: ¿cuántos papeles que no necesitamos tenemos de por medio en la mesa de la oficina? ¿y en las estanterías, los cajones o los armarios? Hay muchas veces en las que por falta de tiempo terminamos acumulando hojas y hojas que llega un momento en el que no sabemos si las necesitamos o no. Algunas de ellas tienen muchísimo tiempo y no las usamos desde hace meses o incluso años. No tienen ninguna utilidad, pero han pasado a formar parte del acumulado de papeles que invaden nuestro entorno y que llega un día en el que no sabemos qué hacer porque el desorden es tal que meterse a ordenar significa dedicarle una jornada laboral que, por supuesto, no podemos invertir en una tarea como esa porque tenemos mucho trabajo.

Con la destructora lo que haremos será poner ese orden que necesitamos. Si nos hacemos con un modelo profesional que tenga bandeja de eliminación, lo único que habrá que hacer cuando no necesitemos un papel, documento, contrato o similar, será depositarlo en la misma y dejar que la máquina se ocupe de su eliminación automática. De esa forma no volveremos a acumular muchos documentos y puestos a acumular, lo mejor será hacerlo en la bandeja de la máquina. Así se irán destruyendo al ritmo que tenga la destructora y no nos tendremos que preocupar de nada. En poco tiempo veremos que no se acumulan papeles y que el entorno estará un poco más limpio y organizado. A fin de mantener una buena salud mental en el trabajo, tener ese orden será algo que nos beneficiará mucho. Es cierto que para ello necesitamos una máquina, pero ya nos hemos acostumbrado a que la tecnología nos beneficie y ayude en el día a día en el trabajo, por lo que solo se trata de un añadido más.

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