La importancia de la destructora de papel en la oficina

Las trituradoras de papel se pueden convertir en herramientas muy valiosas en nuestro día a día en la oficina.

shredder-779850_1920

¿Cuántas veces nos hemos encontrado ante la situación de no saber qué hacer con documentos confidenciales que tenemos que destruir, pero no sabemos cómo hacerlo? Por ejemplo, las nóminas de la empresa, los archivos en los que están los datos más privados nuestros propios o de nuestros empleados, o los contratos ya expirados que firmamos con clientes o proveedores. Hay distintas formas de destruir estos documentos impresos, pero la más sencilla es la que pasa por la utilización de una destructora de papel. Este tipo de máquina se ha ido abriendo camino cada vez más en las oficinas del mundo entero y hoy día es una herramienta muy utilizada.

Más allá del placer de destruir

En primera instancia hay que reconocer que la destructora de papel se convierte en el nuevo juguete de toda persona adulta. Nos encantan este tipo de herramientas que se dedican a destruir. Algo en nuestro interior se activa y nos sentimos como niños pequeños disfrutando de una forma de romper, porque es una sensación que siempre gusta a todo tipo de personas. Y en este caso rompemos por necesidad, no simplemente por romper. Es como cuando introducimos el lapicero dentro del afilador y pulsamos el botón para que se vaya afilando la punta. Lo disfrutamos por mucho que sea algo que necesitamos hacer.

Conociendo la máquina

La destructora, también llamada trituradora, es una máquina que nos permite destruir cualquier tipo de papel, pero no cartón, en distintos tipos de pieza dependiendo del modelo. Hay algunas que eliminan las páginas en forma de tiras, mientras que otras lo hacen en confeti. Además, es frecuente que cuando un buen modelo de confeti comienza a funcionar mal o tiene las cuchillas sucias, el resultado de su destrucción pase a ser de tiras. Para los usuarios de estas máquinas es una buena señal de que tienen que revisar el estado de la misma, ya que el confeti siempre es el resultado más idóneo. Si nuestra máquina es de tiras o vamos a comprar una de estas, lo que tendremos que hacer será asegurarnos de la extensión de las tiras resultantes. Hay distintas medidas y lo más recomendable es que sean reducidas, de alrededor 3 o 5 milímetros, puesto que esto evitará que en una situación crítica de espionaje industrial haya alguien que pueda reconstruir las hojas que hemos destruido.

Factores a tener en cuenta

Por otro lado, nuestra experiencia con las máquinas que se utilizan para destruir papel nos ha enseñado que son un tipo de herramienta muy sensible. No deberíamos esperar de ellas un rendimiento de calidad más allá de tres o cuatro años si les damos un uso habitual, ya que sus niveles de durabilidad no son tan elevados. Y en cualquier caso esto será si la mantenemos de forma conveniente como explicaremos en uno de los próximos puntos.

punch-2771918_1920

A esto hay que sumar que es muy frecuente que los fabricantes exageren sobre la capacidad de sus destructoras en las fichas técnicas que envían a las tiendas. Si en un producto hemos visto que el límite de entrada de páginas es de 5 hojas simultáneas, tendremos que hacernos a la idea de que lo que nos están diciendo es que aunque la destructora pueda aceptar hasta esa cantidad, en realidad no es lo que tengamos que hacer siempre. En el caso de excedernos con la capacidad de destrucción, lo que estaremos haciendo será presionar tanto a la máquina que terminará estropeándose más pronto de lo que podamos imaginar. Ocurre lo mismo con vehículos o con cualquier otro tipo de tecnología, la cual siempre tiene unos límites propuestos, pero los cuales no se recomienda alcanzar de forma frecuente para, por ejemplo, no quemar el motor. Ese mismo tipo de idea la tenemos que tener en cuenta para las destructoras de documentos.

Recomendaciones

Todas las destructoras no son iguales. Nos tenemos que fijar en ciertos aspectos antes de la adquisición de una, como la cantidad de papel que se puede introducir a la vez (lo que indicábamos en el punto anterior) o el volumen de seguridad que proporciona el triturado. Este nivel de seguridad se mide habitualmente a partir de P-1 a P-4, lo que nos indica el margen de posibilidades de que alguien reconstruya los documentos que hemos destruido. Con P-1 es posible que esto ocurra y que con un poco de dedicación y pegamento haya alguien que reconstruya los archivos que hemos “destruido”. Pero si adquirimos un modelo P-4 es imposible que esto ocurra. Por eso al usar la destructora de manera profesional tenemos que fijarnos mucho en esta característica.

Además, recordemos que los modelos que están pensados para uso doméstico nunca se tienen que usar en la oficina, puesto que no están preparados para resistir un gran volumen de trabajo. Si hay máquinas que a algunas personas se les han estropeado a los pocos días de estrenarlas es porque precisamente han abusado de ellas. Pensemos que algunas destructoras de uso doméstico requieren, por ejemplo, que las dejemos enfriar una hora después de cada periodo de destrucción de solo cinco minutos. Ese ritmo posiblemente no encaje con las necesidades de un negocio.

Valora esta noticia: 1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (1 votos, media: 4,00 de 5)
4 5 1
Loading ... Loading ...