Teletrabajo, guía para adaptarse y no fracasar en el intento

Si nos estrenamos en la fórmula del teletrabajo tendremos que tener en cuenta una serie de recomendaciones.

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Debido al coronavirus muchas empresas han impuesto a sus trabajadores el teletrabajo. No es algo nuevo para millones de personas en el mundo entero que debido a que son emprendedores o a que tienen ciertos tipos de trabajo pueden hacerlo desde sus propias casas sin preocuparse de acudir diariamente a una oficina. Pero quienes trabajamos desde casa, aunque en ocasiones olvidamos la complicación que se atribuye a una práctica como esta, sabemos perfectamente que no resulta sencillo. Y a quienes les está cogiendo de sopetón sin tener ninguna experiencia previa, seguro que les está resultando un proceso traumático, complicado y que de una u otra manera podría tener consecuencias en sus carreras.

Porque el teletrabajo en ocasiones se entiende como un exceso de libertad. Tenemos la posibilidad de trabajar libremente, pero no significa que podamos descorchar la botella de champán y tomarnos el trabajo a broma. Y esa es una de las principales preocupaciones que tienen las empresas cuando activan el teletrabajo por una medida obligatoria como es el coronavirus. Se preguntan «¿trabajarán mis empleados de forma correcta o esto será un auténtico caos?». Para evitar problemas lo que tendremos que hacer será esforzarnos, aplicar los consejos que os vamos a dar y convertir el teletrabajo en una revolución que haga que en vez de resultar un problema nos ayude a trabajar incluso mejor.

Quién sabe si después de esta fase de teletrabajo impuesta por motivos del coronavirus llegaremos a adoptar esta forma de trabajo de una manera habitual. ¡Todo es posible!

1. Establece tu zona de trabajo

No trabajamos en la oficina, donde estamos habituados a tener nuestra mesa y nuestras herramientas laborales, pero no por ello significa que podamos trabajar sentados en la cama o en una silla en mitad de la habitación con el portátil en las rodillas. Tenemos que tomarnos en serio la elaboración de un espacio de trabajo consecuente con la seriedad que ponemos en lo que hacemos. Para ello lo mejor es colocarnos en una mesa con el ordenador, en la cual tengamos espacio para poner nuestros papeles y otras herramientas que utilicemos de forma frecuente. La silla que usemos tendrá que ser cómoda y permitirnos tener la espalda en una buena posición para que no suframos dolores a lo largo del día. El espacio que seleccionemos para trabajar es recomendable que resulte cómodo durante todas las épocas y que al mismo tiempo nos proporcione cierta tranquilidad.

Sabemos que trabajar en casa, en especial si no estamos solos a lo largo del día, puede ser complicado por la influencia externa. Nuestra pareja podría requerir nuestra atención en multitud de momentos sin darse cuenta de que no estamos en casa como si fuera un sábado o un domingo cuando no trabajamos, sino que tenemos que concentrarnos en nuestras tareas. También puede ocurrir lo mismo con los niños. En situaciones en las que no podamos evitar que nos interrumpan lo mejor será cerrar la puerta de una manera educada, no con enfado, para dejar constancia de que indudablemente necesitamos cierta tranquilidad.

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2. El mobiliario debe ser adecuado

Antes decíamos que tendremos que hacernos con una buena silla, y queremos remarcar la importancia de asegurarnos de ello, puesto que será crucial para nuestra espalda. Lo mismo podemos decir de la mesa en la que colocaremos el ordenador. Si bien podemos poner el portátil o la torre en cualquier mesa, si estas no están pensadas específicamente para el trabajo por parte de personas de estatura adulta, es posible que nos encontremos con dolores en los brazos por la posición que tendremos que adoptar. No está de más que utilicemos estanterías u otro tipo de mobiliario en el que podamos poner papeles y elementos vinculados a nuestro trabajo. Crear un espacio de oficina en nuestra casa que de verdad parezca una oficina nos ayudará a que el día a día resulte más sencillo en todo momento.

3. Ponte ropa

No nos castiguéis, pero lo cierto es que si bien trabajar un día en pijama es algo que nos encantará y con lo que nos sentimos plenamente contentos. Lo podemos hacer un día o dos, pero no debería convertirse en una práctica común. Si no nos vestimos de forma adecuada tal y como si fuéramos a trabajar a la oficina, estaremos evitando adoptar un tipo de rutina que nos ayudará enormemente a llevar el ritmo del trabajo. Por ello es mejor que nos pongamos algo de ropa, sobre todo cómoda, pero que nos ayude a ponernos a trabajar y que no olvidemos de que tenemos unas responsabilidades.

4. Pon un horario

Por mucho que nos guste la idea de ponernos a trabajar en el ordenador y poder hacer lo que queramos, trabajar las horas que sean y en el ritmo en el cual prefiramos, la realidad es que necesitamos un horario que nos delimite a nuestro alrededor. Y no porque exista riesgo (que existe) de que no trabajemos lo suficiente, sino porque es frecuente que con el teletrabajo terminemos trabajando mucho más de la cuenta. Y eso no es algo que le guste a nadie si se da la casualidad de que ocurre repetidamente a lo largo de días y semanas.

Lo que sí tenemos que hacer es definir el horario de trabajo de una manera flexible teniendo en cuenta las obligaciones o posibles necesidades que podamos tener. Por ejemplo, si de 2 a 3 tenemos que salir a recoger a los niños para que vengan directamente a casa y se protejan del coronavirus, el horario que nos hayamos marcado deberá ser consciente de ello. Por supuesto, si hemos comenzado con el teletrabajo debido al coronavirus, será necesario que compartamos nuestro horario con nuestro superior y que mantengamos una línea de comunicación abierta por si llegara a ocurrir algún tipo de incidente.

5. Haz una lista de tareas pendientes

Nos tenemos que organizar para que el trabajo que tenemos acumulado no se nos complique. Es posible que el día a día en la oficina resulte más cómodo y que estemos acostumbrados a tener a nuestro jefe detrás persiguiéndonos para que acabemos las tareas. Esto posiblemente ocurra también con mensajería, correo electrónico y otras herramientas, pero es probable que nos veamos un poco descolocados trabajando en casa y que quizá traspapelemos algunas de nuestras tareas. Para que la situación no se descontrole lo que deberemos hacer será usar un programa de apoyo que nos permita gestionar de una manera sencilla las tareas que tenemos pendientes.

Entre las muchas opciones que hemos probado (y nos podéis creer: hemos probado muchísimas a lo largo de los últimos 10 años), la que os recomendamos es la herramienta Todoist. Se puede usar de manera gratuita y nos ofrece un entorno sencillo, minimalista y muy fácil de usar. El programa cuenta con que trabajemos en distintos proyectos, que asignemos fechas de entrega, pongamos anotaciones y hagamos todo lo que necesitemos en cada encargo o tarea. Es muy fácil de usar y se aprende a utilizar con rapidez, lo que sin duda es muy de agradecer.

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6. Utiliza la televisión de manera correcta (o no la uses)

A muchas personas que trabajan desde sus casas les gusta tener la televisión encendida mientras están trabajando porque les aporta sonido de fondo. Si nos acostumbramos puede ser una muy buena manera de «tener compañía». Pero debemos contar con que sea principalmente un sonido de fondo y no algo a lo que estemos prestando atención de manera continuada. Por ello lo más recomendable es ver películas o series de televisión que anteriormente ya hayamos visualizado y que conozcamos a fondo. Si en algún momento nos notamos que miramos demasiado la pantalla y que no ponemos atención en lo que tenemos que ponerla, será una buena señal de que deberemos cambiar de contenido o directamente apagar la televisión. Una buena alternativa es la música, que no solo no distrae, sino que además tiene capacidad para ayudarnos a trabajar más concentrados. Y si todo esto falla, la mejor opción es un generador de ruidos ambiente que nos puedan permitir concentrarnos mejor.

7. Utiliza buena tecnología

En el mayor de los casos la herramienta que vamos a usar para trabajar desde casa es el ordenador. Y se puede dar la casualidad de que el equipo que tengamos en casa no sea precisamente nuevo. Si nuestra fase de teletrabajo se va a alargar más de unos días será recomendable que nos hagamos con un equipo en condiciones, un ordenador adecuado que nos permita trabajar tal y como lo hacemos en la oficina. También tendríamos que tener otras herramientas que resultan vitales, como los accesorios básicos para su uso en el ordenador, entre ellos el ratón o el teclado. Y si tenemos otras herramientas de trabajo y no podemos usar las del trabajo, sería recomendable adquirir alguna de ellas, como una cámara u otros dispositivos de hardware.

8. Establece límites y separa tu vida personal

Uno de los grandes problemas que se producen entre emprendedores y personas que trabajan desde casa es que tienen problemas para separar su vida personal de la profesional. Y aunque nos hayamos hecho un horario como hemos dicho antes, seguro que hay veces que incluso cuando ya hemos acabado de trabajar durante ese día, volvemos a la carga para seguir trabajando debido a cualquier tipo de razón (como haber recibido un correo electrónico que nos induzca a ponernos de nuevo a trabajar). Pero al hacer esto estaremos desdibujando la línea que separa el trabajo de nuestro lado personal y eso será algo que nos afectará de una manera muy negativa en nuestro día a día. Nuestra familia, amigos o pareja notarán lo que nos está ocurriendo y esto nos acabará pasando factura de una u otra manera.

9. Trabaja cuando seas más productivo

Todas las personas tenemos unos picos de productividad que se pueden dar en cualquier momento del día. Es importante que nos conozcamos a nosotros mismos y que sepamos en qué momento somos más productivos. Puede ser por la mañana cuando nos despertamos porque estamos llenos de energía. Quizá se trate del mediodía después de comer, por la tarde en el momento de la merienda o incluso por la noche. Los expertos recomiendan que seamos personas de mañana, aquellas que después de levantarse (mejor pronto que tarde) son capaces de afrontar cualquier tipo de reto y desafío. Pero somos muy conscientes de que hay miles de personas que prefieren trabajar por la noche y que incluso se llegan a quedar hasta por la mañana trabajando para tener jornada nocturna. No es algo que nos tenga que preocupar si somos más productivos durante este tiempo y si no pensamos mantener esta forma de trabajar durante años y años.

10. Muévete un poco

Al trabajar en casa podemos tener la tentación de pasarnos todo el día delante del ordenador sin hacer otra cosa, salvo pausas para comer, echarnos la siesta y procesos similares. Pero también tenemos que intentar hacer un poco de ejercicio para mantenernos en forma y de una manera saludable. Tendremos que hacerlo dentro de casa, dado que estamos haciendo teletrabajo para bloquear la expansión del coronavirus y no salir mucho es fundamental. Podemos hacer alguno de los muchos programas de ejercicio que hay en YouTube o en las multitud de aplicaciones con entrenadores virtuales que se pueden encontrar en móviles.

11. Aliméntate bien

Estar en casa en la comodidad del hogar también abre un amplio abanico de posibilidades a que nos alimentemos como dios manda y no a base de comida precocinada, de restaurantes de comida rápida o de cualquier otro tipo de lugar similar (y no hemos dicho nada de las pizzerías 24 horas por eso de no avergonzar a nadie). Aprovechemos que tenemos la cocina a nuestra disposición y a diario hagamos un buen menú que nos permita alimentarnos para que tengamos la energía suficiente en todo momento. Además, también es recomendable que tengamos snacks saludables, como fruta, y que tomemos cereales en algún momento del día. Esta, por ejemplo, puede ser una cena ligera si no queremos complicarnos antes de dormir.

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12. Despertémonos con una alarma

Nos podéis creer cuando os decimos que hemos estado en la situación de comenzar a teletrabajar y no ponernos el despertador porque, al fin y al cabo, nadie nos esperaba en la oficina. Y os decimos que esto no hay manera de que funcione de una forma adecuada. Lo que acabaremos haciendo será dormir más de la cuenta y tirar medio día a la basura en cada momento que nos echemos en la cama. Por ello es mejor ponernos la alarma, despertarnos, desayunar y seguir una rutina que nos permita afrontar los retos del trabajo de una forma adecuada.

13. Define una rutina

Tener una rutina es mucho más importante de lo que podáis llegar a creer. Es lo que nos ayuda a mantener el hilo cuando pensamos que tenemos vía libre para desmadrarnos o que quizá por parar el trabajo durante una hora para hacer otra cosa no tiene ningún tipo de inconveniente. El problema suele ser que después de esa hora en la que no hemos trabajado es muy posible que se produzca otra hora en la que también nos dedicaremos a otra cosa. Unas horas después veremos que hemos llegado a la mitad de nuestro horario laboral y que desgraciadamente todavía no hemos comenzado a hacer nada de nada. Por eso si tenemos un horario y lo seguimos a rajatabla siempre contaremos con una base que nos ayudará a no salirnos del buen camino.

14. Cuidado con las redes sociales

Hay muchas cosas en las que podemos perder el tiempo a lo largo del día, pero las redes sociales se llevan la palma. Lo que ocurrirá si empezamos a distraernos entrando en Facebook, Twitter o Instagram es que invertiremos largos periodos de tiempo chafardeando publicaciones, fotos y vídeos y nos olvidaremos del trabajo. En algún momento dado miraremos el reloj y diremos «todavía es pronto, puedo seguir media hora más». Pero el problema es que ese momento no va a ser el único a lo largo de la jornada en el que nos dejemos llevar por la tentación de las redes sociales: seguro que volvemos a entrar. Así que en este tipo de casos es mejor cortar por lo sano y dejarlas al margen.

15. Haz descansos breves

Y decimos breves, insistiendo en ello. Los descansos vienen bien para darle a nuestra cabeza un poco de relax momentáneo y que se pueda relajar, porque está comprobado que es beneficioso para aumentar la productividad. No hay un momento exacto en el que hacerlo, sino que podemos realizar un pequeño descanso cuando llevemos la mitad de la jornada. Y lo podemos dedicar a algo que nos entretenga y nos permita desconectar, incluso a entrar en las redes sociales, pero siempre teniendo cuidado de no pasarnos del plazo de descanso que hayamos pensado previamente y que sea razonable.

16. Recompensas

Este es un tipo de consejo que no apoyamos de forma absoluta, pero que algunos expertos extienden. Se trata del concepto de que nos pongamos recompensas a lo largo de la jornada que nos motiven a seguir avanzando y cumpliendo con las entregas de trabajo. El problema es que al final quizá dependemos demasiado de las recompensas y perdemos el sentido a trabajar sin ellas, por lo que se puede tratar de un arma de doble filo. Siempre hay que ser objetivos con la forma en la que establecemos estas recompensas y no abusar demasiado. Lo mejor es que sean recompensas saludables, sanas, como después de determinadas horas de trabajo que nos tomemos una bebida que nos guste especialmente.

17. Controlemos a las mascotas

Ya hemos hablado de cómo hacer entender a nuestra pareja o los niños que tenemos que trabajar y que no pueden interrumpirnos cada vez que lo necesiten. Si les explicamos que estamos en horario laboral y que en determinado momento vamos a terminar por trabajar, nos entenderán. Quienes tienen más difícil entendernos son las mascotas, dado que a ellas es muy complicado hacerles entender que tenemos responsabilidades laborales. Por ello habrá que armarnos de paciencia para darles atención mientras trabajamos, cerrar la puerta para que vayan con otras personas de la familia o buscar maneras de que puedan estar con nosotros, pero sin distraernos. Por suerte, hay muchos perros y gatos que lo único que quieren es estar durmiendo o descansando a nuestro lado, por lo que no supondrán un factor para interrumpirnos.

18. Cuidado con las conversaciones interminables

Otro de los quemadores de tiempo con los que nos podemos encontrar son las llamadas que recibamos de amigos, familiares o incluso de compañeros de trabajo. La situación del teletrabajo puede ser nueva para muchas personas de la oficina y quizá haya quienes nos llamen por teléfono o videollamada para compartir anécdotas de la experiencia o para resolver dudas e inquietudes. Tenemos que tener cuidado y evitar que estas llamadas resulten largas, porque podrían desajustar nuestra agenda al completo. Además, es posible que haya alguien que no esté gestionando su posición de teletrabajo en condiciones y que nos acabe arrastrando a nosotros.

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