Custodia Documental: Seguridad y Protección para los Documentos de su Organización

La seguridad de la documentación de cualquier empresa es muy importante. Es necesario contar con varios servicios que puede ofrecerte un proveedor especializado.

Seguridad para los documentos de tu empresa

El gran volumen físico que puede llegar a alcanzar la información que algunas organizaciones producen a consecuencia del desarrollo de sus actividades hace que para ellas una estrategia de gestión documental sea absolutamente ineludible. Debido a esto, muchas organizaciones deciden buscar la ayuda de empresas que se dedican exclusivamente a diseñar y llevar a cabo estrategias de gestión documental de acuerdo al flujo documental de cada organización en particular.

La custodia documental plantea varios retos que deben ser abordados correctamente si se quiere garantizar la integridad absoluta de los documentos, por esta razón, si considera que su organización podría necesitar este tipo de servicios, deberá tener en cuenta la siguiente lista de factores, todos de suma importancia, que cualquier empresa que brinde servicios de gestión documental deberá garantizarle.

El aspecto más importante de la custodia documental es la seguridad de sus archivos. Es absolutamente esencial que la empresa que usted escoja le garantice que el almacenamiento de los archivos de su organización se llevará a cabo en un lugar con un estricto control de acceso, circuito cerrado de televisión y un plan detallado para desastres naturales y control de incendios, cuyo medio de extinción de fuego no sea una amenaza para la integridad física de los documentos. Asimismo, usted deberá asegurarse que la empresa que le brinda el servicio de custodia de sus documentos cumpla estrictamente con la regulación referente a protección de datos para garantizar que tanto el documento físico como la información privada de su organización en sí estén a salvo y tengan un trato absolutamente confidencial.

El segundo aspecto en importancia en la custodia de sus documentos tiene que ver con la logística y los procesos que permitirán que los documentos de su organización puedan estar a su disposición de manera segura y eficiente cuando usted los necesite. Como mínimo la empresa que le preste el servicio de custodia de sus documentos deberá garantizarle un procedimiento de inventario eficiente e informatizado mediante el cual sus archivos se indexen y referencien con códigos que permitan que su ubicación se realice de manera ágil y flexible manteniendo paralelamente la cadena de custodia. De la misma manera usted deberá tener la opción de recuperar documentos de manera urgente en caso de que esto sea necesario.

Por último, la empresa que custodiará y transportará sus documentos deberá asegurarse de que este proceso se adecúe a las características del medio en el cual se encuentra almacenada la información de su organización y de la misma manera que en el lugar de almacenamiento se realice de manera segura y se tengan cubiertas todas las eventualidades que pudieran surgir en este proceso.

Foto: andrewasmith

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