La importancia de la destrucción de archivos en la empresa

Las empresas confían cada vez más en la destrucción de archivos confidenciales contratando a especialistas.

Destruir documentos confidenciales

Es un caso habitual que en grandes empresas, en las que se trabaja con acuerdos de confidencialidad, datos sensibles privados u otro tipo de información que no debe llegar más allá de las personas que están autorizadas para conocerla, se confíe en la destrucción de archivos a firmas especializadas en tal objetivo para poder realizarlo de una manera segura, eficiente y continua. Porque este tipo de proceso está lejano de ser una simple acción en la que unas páginas se destruyan cortándolas en pequeños trocitos, el trabajo puede llegar a resultar mucho más costoso y complicado.

La destrucción definitiva de documentos y de otros elementos que se pueden usar en el ámbito de una empresa, como puede ser la ropa que usan los empleados, y de dispositivos informáticos o tecnológicos, debe estar supervisada por especialistas. Un grupo de expertos que se ocupe no solo de llevar a cabo el proceso de destrucción, sino que también sea capaz posteriormente de certificar que el trabajo se ha llevado a cabo con éxito. Es lo mínimo que se puede solicitar a una entidad por cuyas manos pasen todo tipo de documentos protegidos de manera confidencial que estén destinados a ser destruidos con la intención de proteger la información privada que se encuentre escrita en ellos.

Al mismo tiempo, y con el progreso que se está produciendo en el sector industrial, cada vez son más las empresas que apuestan por el reciclaje del material sobrante después de la destrucción de documentos, principalmente papel. Es además una buena manera de complementar un buen Plan RSC para las empresas contratantes que estén buscando obtener el mejor resultado de cada uno de los procesos y solicitudes de destrucción.

A la hora de contar con los servicios de los mejores especialistas en la destrucción de archivos, es importante confiar en una empresa que haya demostrado su valía y que garantice siempre una completa seguridad en el trabajo. Se tiene que exigir, y esto es un aspecto de gran importancia, que se trabaje en base a la normativa existente AAA-NAID, lo que implicará que se estarán siguiendo las mayores exigencias impuestas a nivel internacional en lo enfocado a la destrucción de archivos confidenciales. Este tipo de empresas ofrecen también un sólido sistema en el cual proporcionan a las empresas un sistema de trazabilidad para que siempre sepan qué es lo que ha ocurrido con los documentos confidenciales destinados a desaparecer. Así, para una mayor confiabilidad, se proporcionan certificados de destrucción en los que queda constancia del proceso realizado.

La trituración de los archivos confiando en empresas profesionales es el sistema que garantizará de forma absoluta que se llevan a cabo los sistemas de destrucción con eficiencia. No importa si se está tratando una destrucción de unos archivos que, por ejemplo, hayan caducado o prescrito o si lo que resulta necesario es destruir archivos en un proceso de traslado porque ya hayan sido codificados y no necesiten almacenarse de forma impresa. Las empresas, sin importar si son más grandes o más pequeñas, tienen la posibilidad de confiar en los servicios de los profesionales para que acaben con rapidez y eficiencia con todos los archivos y documentos que ya no tienen ninguna utilidad.

Y lo mismo se puede aplicar a cuando la destrucción se debe hacer de los datos almacenados en un dispositivo tecnológico. La destrucción de archivos confidenciales ha ido más allá en los últimos años y también proporciona la oportunidad de eliminar los datos guardados en discos duros mediante un sistema completo de trituración que acabará con el contenedor de los archivos. Es la manera más segura de poner en orden una empresa y de conseguir siempre el mayor índice de seguridad.

Foto: Joel Penner

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