Gestión de Inventarios en la Empresa

inventarios-logo.JPGLos inventarios son bienes tangibles que la empresa posee tanto para la venta en el curso ordinario del negocio como para ser consumidos en la producción de bienes o servicios que serán comercializados después. Por lo anterior podemos decir que los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales (tanto de oficina como de consumo), repuestos, y accesorios para ser empleados como parte de la producción de bienes o en la prestación de servicios; asimismo son parte de ellos los empaques, envases, embalajes y los inventarios en tránsito o también llamado inventarios pendientes de recepción.

Para lograr la eficiencia en el manejo de los inventarios, y que el producto final tenga un costo adecuado, cada empresa debe fijar una política para el manejo de los mismos; teniendo en cuenta su estructura organizativa, recursos económicos y materiales, así como las condiciones en las cuales desarrolla su actividad económica. Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel óptimo de la inversión en este concepto, evitando innecesarios stocks con la consiguiente pérdida de liquidez, este planeamiento junto con el control, permiten determinar los niveles óptimos necesarios para el manejo de la empresa; estas políticas deben reflejar un equilibrio óptimo entre los costos de mantener y los costos de no mantener (o si se quiere, los costos por mantener mucho y los costos por mantener poco) tal como se observa en el siguente gráfico:

inventarios1.JPG

Toda política de inventarios deben llevar inmersa los siguientes propósitos: planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios y a través del control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción lo que se conoce como ausencia o deficiencia de stock (alto costo por falta de existencia).

Nivel optimo de Inventarios

Esta representado por aquella cantidad de existencia que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mínima inversión.


La cantidad optima de inventario que debe tener una empresa tiene que verse desde dos puntos de vista El primero es de acuerdo a la cantidad de costos fijos y el segundo de acuerdo al costo de colocar una orden de compra. En relación al primer punto hay que considerar que los costos fijos se incrementan con la cantidad de inventario; esto quiere decir que al incrementar los inventarios se requiere mas espacio físico para alojarlos lo cual genera una renta ya sea por alquiler o por mantenimiento de dicho espacio, por ende se invierte más capital, el cual podría emplearse para obtener por ejemplo ganancias por interés y una mayor cantidad de personal para poder manejarlos. Otras cuestiones son por ejemplo los costos derivados de los conceptos de obsolescencia, seguros, maltrato y deterioro.

Para obtener el valor optimo de una orden tenemos que los costos totales (T) es la suma de los Costos de posesión (Cp) y los Costos de una orden (Co). Así el costo de un pedido es:

T = Cp + Co

Los Costos de Posesión (Cp) se pueden cuantificar a partir del promedio del inventario (Q/2), por el costo fijo unitario anual (H). Consideramos el promedio ya que una orden se consume paulatinamente y cuando está llegue más o menos a la mitad se solicitará otro pedido en previsión al desabastecimiento. Así tenemos:

Cp = Q x H/2

Los costos de Orden (Co) se relacionan como la cantidad de ordenes colocadas en un año (N) por el costo de una orden (O). La cantidad de órdenes anuales se puede obtener a partir de las compras totales anuales (U) entre la cantidad pedida por orden (Q).

Co = N x O = U x O /Q

Substituyendo obtenemos

T = Q x H/2 + U x O/Q

Para obtener el valor máximo se deriva el costo total T con respecto a la cantidad Q de una orden y se iguala a cero.

dT/dQ = H/2 – U x O/Q2 = 0

Al despejar Q se obtiene la cantidad del pedido óptimo:

Q = sqrt ( 2 x U x O/H)

inventarios2.JPG

Algunas Sencillas Reglas a Tener en Cuenta:

Una de las primeras cosas que debemos considerar es el “ritmo de los consumos”, ello se consigue con el estudio estadístico de los consumos de materia prima y existencias y pueden ser: lineales, cuando las ventas se comporta siempre de la misma forma; estacionales, los mayores movimientos de inventarios se producen en periodos de estación donde son altas; combinados, la empresa tiene productos que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con productos estacionales; impredecibles, las ventas no se pueden planear, pues depende de factores externos no controlables.

Otro asunto de importancia es considerar la “capacidad de compras” y su relación con el capital necesario o liquidez para comprar las mercaderías o materias primar suficientes para continuar con las labores de la empresa y sobre todo, asumir los periodos estacionales. Este concepto también se relaciona con “suficiencia de capital” para financiar el inventario el cual de por si produce un costo ya que si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo, pero si por el contrario la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.

La tercera regla esta relacionada con la característica perecedera de algunos artículos; la duración de los productos es fundamental para determinar el tiempo máximo que puede permanecer el inventario en almacén.

Una cuarta regla depende del “tiempo de respuesta del proveedor”, el cual se relaciona con la capacidad de los proveedores para realizar un abastecimiento inmediato en caso de necesidad urgente; esto tiene relación con el concepto del del Justo a Tiempo (Just in Time) que en algunos tipos de productos implica mantener niveles altos de inventarios. El concepto de tiempo de respuesta se relaciona directamente con determinar los costos de protección contra posibles periodos de escasez del producto, demanda intempestiva, estacionalidad y ajustes en los precios; esto último implican a su vez riesgos incluidos en mantener inventarios, como son las pérdidas por disminución de precios, el deterioro de los productos, las pérdidas accidentales y robos y la falta de demanda.

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