FACTURAgem, la facturación online echa fácil

Facturación fácil? y online? si, gracias a los muchachos de APSgems (VENTASgem), ya podemos disfrutar en nuestro navegador web de toda la potencia de una aplicación de facturación muy completa.

Logo de FACTURAgem

Logo de FACTURAgem

Nuevamente, y después de analizar VENTASgem, nos encontramos ante otra aplicación de ASPgems, una gente que parece empeñada en facilitar la vida a los autónomos y pequeños empresarios con utilidades online que permiten a los usuarios que cumplan con estos perfiles olvidarse de diversos aspectos de la gestión empresarial para centrarse en lo que debe ser lo suyo: su trabajo.

Con FACTURAgem el nombre lo dice todo: software de facturación. La gran ventaja es que es online (podemos acceder a él desde cualquier sitio del mundo con solamente disponer de una conexión a la Red de redes y un navegador web que pueda ejecutar aplicaciones AJAX, la mayoría hoy en día) y su precio es mínimo. Además, es muy simple.

Este tipo de aplicaciones no son banales: la mayor parte de los profesionales liberales desea dedicarse de pleno a las tareas propias de su profesión y meterse lo menos posible en la parte más cargante del trabajo que es, sin lugar a dudas, la administrativa. Por ello siempre es de agradecer la existencia de aplicaciones que, lejos de los completos paquetes de facturación y contabilidad, sean simples, proporcionen una curva de aprendizaje muy suave, y permitan realizar lo que se quiere con prontitud y eficacia, sin tener que aprender voluminosos manuales ni tener que discernir cuales de las múltiples opciones de que dispone el programa vamos a utilizar y cuales no.

Además -y como he comentado antes- la aplicación es online, con lo que solamente deberemos disponer de un ordenador y una conexión a Internet para utilizarla, sin tener que instalar ningún programa en un ordenador concreto. Incluso podremos utilizar un televisor para facturar si este dispone de un sistema con navegador web compatible con las tecnologías AJAX, y sin olvidar que incluso podemos realizarlo en el domicilio del cliente.

Detalle de la entrada de datos en una nueva factura

Detalle de la entrada de datos en una nueva factura

El precio de uso de este servicio es muy económico: las primeras diez facturas las tenemos gratis, mientras que a partir de aquí podremos pagar noventa céntimos por factura emitida (ideal para aquellas personas que emiten unas pocas facturas al mes), o bien una tarifa plana de 9,99 sin limitación del número de facturas.

Para empezar (y como las diez primeras son gratis, podemos hacerlo a modo de “trial”), debemos registrarnos en el sitio web de la aplicación. Este proceso es gratuito, y al llevarlo a cabo se nos solicitará nuestra dirección de correo electrónico, una contraseña y un nombre de subdominio para facilitarnos una forma simple y muy rápida de acceder a nuestra facturación. Si, por ejemplo, una empresa se denomina Transportes Superatlas -y suponiendo que nadie aún haya utilizado dicho subdominio-, podrá acceder a su facturación a través de la dirección http://transportessuperatlas.facturagem.com, muy cómodo y fácil de recordar.

Detalle del listado de clientes

Detalle del listado de clientes

A partir de aquí, lo siguiente será personalizar nuestras facturas, entrar nuestros datos que deben constar en cada factura que emitamos.

Además de nuestro nombre fiscal (que puede diferir del que hemos entrado al dar de alta la cuenta, y el cual puede ser nuestro nombre comercial), daremos los datos básicos (dirección, código postal, localidad, NIF o CIF), un texto para el pie de factura e indicaremos si realizamos retención del 15% del IRPF en todas o algunas de nuestras facturas o bien si no realizamos dicha retención (y, por lo tanto, no hay que tenerlo en cuenta para ninguna de nuestras facturas).

También daremos al sistema una imagen para que la cargue y la utilice como logo en las facturas que emitamos, un detalle de calidad y que permitirá realizar una factura estéticamente más agradable.

Entrando los datos del cliente desde la creación de una nueva factura

Entrando los datos del cliente desde la creación de una nueva factura

A partir de este paso ya podremos empezar a facturar, un detalle que si lo unimos a la simplicidad de la aplicación nos da como resultado que en cuestión de poco menos de diez minutos de haber empezado, ya estaremos siendo productivos con FACTURAgem.

De los cuatro apartados que podemos ver en el menú de la aplicación (Nueva factura, Facturas, Clientes, y Mis datos) utilizaremos principalmente los dos del medio (Facturas y Clientes), ya que los datos propios se tocarán lo mínimo y el de Nueva factura solamente se utilizará cuando haya que emitir un nuevo documento.

Lo primero que deberemos hacer es dar de alta un nuevo cliente en la sección Clientes, algo que también podemos hacer directamente desde la creación de una nueva factura. En el apartado de Clientes también podemos especificar un porcentaje de descuento (que se aplicará globalmente al importe de la factura) para dicho cliente, con lo que podremos crear, por ejemplo, categorías de “cliente final” o de “precio de distribución”, por citar una de las múltiples formas con las que podemos trabajar aplicando descuentos.

Añadir cada línea de producto es muy simple, y solamente tendremos que especificar la cantidad, descripción y precio, y el programa hará el resto de los cálculos. Algo que se echa en falta en estos momentos es la no disponibilidad de un almacén de productos, ni que sea algo muy simple que no controle stocks u otras variables, ya que hay que entrar manualmente todos los productos aunque estos se repitan en cada factura. No estaría de más (y me permito lanzarlo como sugerencia a la gente de ASPgems) añadir un campo referencia en forma de código alfanumérico ligado a una base de datos de productos. Así, si en cada factura tenemos que entrar un concepto “Horas de trabajo” con un precio fijo establecido, le podríamos dar el código A001 (por poner uno) y el concepto y precio nos aparecerían automáticamente.

Detalle de como queda una factura después de volcarla a PDF

Detalle de como queda una factura después de volcarla a PDF

La numeración de la factura es automática según un esquema que crea la propia aplicación, y al cual nos podemos adaptar, aunque en caso de querer disponer de un formato de numeración distinto, podemos introducirlo en las primeras facturas y el sistema intentará adaptarse él solo para aprenderlo. A fin de cuentas, y sabiendo que los números deben ser consecutivos, nos es inicialmente indistinto adoptar un código que otro.

Una vez hayamos cumplimentado todos los datos de la factura, pulsaremos en el botón “Emitir factura” que encontramos en la parte inferior derecha de la ventana. Al emitirla, podremos volcar una copia a PDF, realizar una copia de esta factura siguiendo la numeración asignada (muy práctico si emitimos, por ejemplo, algunas facturas cada mes de las que solamente varía la fecha y el número), o bien eliminarla.

Se echa en falta la posibilidad de emitir la factura en formato electrónico, de manera que si el receptor está preparado, al recibir dicho fichero (en formato XML) pueda entrarlo directamente en su contabilidad. Pese a que a día de hoy en España pocas son las pequeñas empresas que llevan esto a cabo, sí nos encontramos con algunas de las grandes que utilizan este sistema y las administraciones públicas estarán obligadas a trabajar con facturas electrónicas a partir de mediados de 2009.

De la misma forma -y como otro de los pocos peros que nos encontramos con esta práctica y cómoda aplicación online- tampoco nos es posible personalizar la plantilla o, por lo menos, poder escoger de entre una variedad de ellas. Entrando un poco más en detalles sobre esto, os diré que la posibilidad de utilizar plantillas nos permitiría emitir facturas en idiomas distintos del castellano, como el resto de lenguas co-oficiales en España (catalán, euskera y gallego), inglés o francés. Y es que en un mercado europeo en el que cualquier empresa puede exportar bienes y servicios, nos sería muy práctico poder disponer de, por lo menos, la actual lengua franca internacional, el idioma de Shakespeare…

Algo que he encontrado especialmente interesante en esta aplicación es la posibilidad de que nuestros clientes puedan consultar toda su facturación online, ver las facturas que tienen pendientes, generar el PDF correspondiente a cada factura e incluso descargar el resumen de su facturación en formato CSV, algo que como administradores de la cuenta también podremos hacer nosotros para todos nuestros clientes.

Solamente un tema me preocupa de esta última funcionalidad, y es el de la seguridad, pues al cliente no se le solicita nombre de usuario ni contraseña para acceder a los datos de sus facturas.

En definitiva, y a modo de resumen, FACTURAgem es una buena aplicación a la que solamente le faltan algunos pequeños detalles para llegar a ser perfecta. Si estáis interesados en ella, siempre podéis aprovechar las diez facturas gratis que os dejan para ponerla a prueba, y a partir de aquí decantaros por el pago de 0,90 Euros cada vez que hagáis una nueva factura (vía SMS) o bien la tarifa plana de 9,99 al mes.

¡A facturar! ;-)

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