Contalinex: Aplicación Contable Libre para Pymes

Astron Gestión es un software basado en GNULinex como parte del programa creado por la Junta de Extremadura y promovido por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio con el apoyo financiero de la Unión Europea y Profit. Esta aplicación está orientada a la gestión comercial Pyme, incluye el manejo contable, y ha sido desarrollada por el Departamento de Programación de Informática Astron Multimedia,S.L. para un entorno Linux. Su objetivo es cubrir las necesidades de control y gestión de la pequeña y mediana empresa en general.

Describiremos aquí el paquete Astron Contalinex v1.2.0, este software de código abierto (esta disponible en el Web el código fuente), esta diseñado para ser empleado en un entorno gráfico, sencillo de utilizar y gestionar, su tecnología se basa en el uso y manejo de ventanas con sus correspondientes menús o botones que permiten introducir datos de una forma rápida y sencilla para el usuario final. Podemos visualizar a continuación la ventana principal del programa para que se den una idea, en ella vemos el título de la aplicación, el código y nombre de la empresa activa y el menú principal.

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Como toda aplicación contable, antes de empezar con su uso, debemos configurar la conexión a la base de datos donde se almacenará la información que se introduzca y que generará el sistema, para ello nos ofrece la funcionalidad de alojar la base de datos en el mismo equipo o en otro diferente. Cuando ingresemos al sistema, este nos pedirá información acerca de datos puntuales necesarios para la creación de la base de dstos antes mencionada, y luego se configurarán las opciones necesarias para realizar estas operaciones y que se encuentran contenidas en el menú Utilidades.

El segundo paso, una vez creada la base de datos, es crear una empresa, en la cual se almacenará los datos de gestión y contabilidad para un determinado ejercicio contable; este paso debe seguirse cada vez que se inicie un nuevo periodo contable, con el fin de mantener separada la información de cada año y facilitar operaciones de auditoria y control. Con el fin de proceder a crear la empresa, pulsaremos la tecla “enter” sobre el campo de código y el propio programa asignará un código automático, también contamos con la opción manual para este efecto. Si se diera el caso que este código ya existiera, aparecerán los datos de la empresa a la que pertenezca dicho código, (funcionando en este caso la opción como una búsqueda) si no existe el código, saltará al siguiente campo a rellenar el ejercicio contable, donde se ingresará el año correspondiente al ejercicio del que vamos a introducir datos (funcionando en este caso como una operación de alta de Empresa); hay que tener en cuenta que este dato es de ingreso obligatorio. Seguidamente y cumplido satisfactoriamente el paso anterior, el sistema nos solicitará el NIF, que es un dato del tipo 000.000.000X, donde el 0 es un número y X es la letra correspondiente, si no especificamos letra alguna, el sistema asignará automáticamente la que corresponda con dicho número de identificación fiscal. El siguiente campo a introducir, también obligatorio, y corresponde a la razón social o nombre de la empresa. Existen también datos opcionales que pueden ser introducidos y que sirven como encabezados a documentos impresos tales como albaranes y facturas.


Si es la primera vez que se accede al programa o bien si el programa no encuentra una empresa activa, al iniciarse aparecerá un mensaje informando de esta situación, y enlazando a continuación con la opción Empresas que permitirá activar una empresa ya existente o crear una empresa nueva, según el caso.

Si previamente a la creación de la empresa que se está dando de alta, se hubiesen creado otras empresas, al guardar la nueva, el programa mostrará una ventana que dará opción para importar datos de otra empresa que ya tuviera. Esta ventana permitirá seleccionar la empresa que tiene el origen de los datos de una lista y seleccionar así mismo los datos que se desean importar de dicha empresa, por defecto se importarán todos los datos relativos a los temas que aparecen marcados: artículos, clientes, proveedores, etc; asimismo en relación al Plan de Cuentas, solo se importarán los códigos y nombres de las cuentas contables, sin importar saldos (estos se actualizarán posteriormente a través del cierre y apertura contables y de los movimientos en el Libro Diario). Cuando hallamos seleccionado los datos a importar, damos clic en el botón correspondiente, con lo cual los datos pasarán a formar parte de la base de datos de la nueva empresa; contamos también con la opción de importar datos de otras empresas a través del correspondiente botón en la ventana de Empresas.

Algunas Funcionalidades.

Este sistema nos permite listar empresas ordenadas por código o nombre de empresa, por defecto está seleccionada la opción código.
Existen alternativas de uso de teclas rápidas para: buscar, guardar, imprimir, cancelar, importar y borrar, las cuales pueden ser configuradas en la opción de “botones de función”.
Tenemos disponible la alternativa de eliminar una empresa, empleando el botón “eliminar”; para ello buscamos la empresa a través de su código, ubicada y con los datos a la vista, damos clic en el botón “eliminar” y antes de eliminar definitivamente la empresa nos pedirá confirmación; hay que tener en cuenta que esto implica perder todos los datos de la misma, sin posibilidad alguna de recuperación.
Este sistema cuenta con la opción de conectar la aplicación a una base de datos que se encuentre en el mismo equipo (localhost) o bien en un equipo diferente a través de TCP/IP.
El programa permite al usuario la configuración de distintos tipos de listados y documentos, los cuales pueden ser visualizados en pantalla y posteriormente impresos, pudiendo variar los márgenes y el número de líneas que se reflejarán en cada página, para ello el software presenta la opción de “configuración de documentos”.
Permite controlar y listar clientes y proveedoresde la empresa empleando dos opciones: por código y por nombre.

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Permite controlar los artículos que se encuentran en el almacén.
Puede ser empleado también con un programa de facturación.
Permite la actualización y control del Plan de Cuentas.
Esta diseñado para controlar tanto el IVA repercutido como el soportado.
Permite obtener los Estados Financieros de la empresa según las normas vigentes, efectuando para ello el cierre contable, los ajustes y regularizaciones correspondientes.

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