Cobranza: Como Gestionarlas Adecuamente.

cobranzas.JPGEn una gestión de cobranzas, el contacto, la comunicación y el entorno de negocio, producen información que debe ser bien administrada y rápidamente canalizada para producir efectividad en cada acción que se asume.

Algo muy importante es mantenerse bien informado sobre aspectos relevantes e inherentes a los clientes que presentan cierta problemática de pagos como ¿Qué produce la mora? ¿Qué documentos la soportan? ¿Qué acciones se han tomado? ¿Qué reacciones se han producido? ¿Qué departamentos han intervenido o deben intervenir?, después de responder a estas preguntas, la empresa podrá hacer un diagnóstico real de la situación y evaluar si las acciones tomadas han sido correctas y se ajustan a los requerimientos del caso o si el problema de cobranza es interno y hay que solucionarlo primero para posteriormente pasar a reducir la morosidad con efectividad, por ello señalo que la labor proactiva es más importante que la reactiva, no debemos esperar sentados a que los problemas de morosidad aparezcan.

Elementos importantes de la cobranza:

cobranzas1.JPGPara llevar a cabo una eficiente gestión de cobranzas nosotros como empresa debemos considerar algunos factores entre los cuales se encuentra la evaluación crediticia previa, que consiste en verificar en entidades de riesgo la situación de los clientes a los cuales se les otorgará crédito; asimismo se asumen una serie de riesgos y responsabilidades compartidas, por lo cual nuestra empresa comparte el riesgo con el cliente, así como con sus cobradores; a este respecto se aplica el principio de que las comisiones de cobranza se pagan sólo cuando esta se ha efectuado, en lo casos de alta morosidad y un valor de cobranza oneroso se deberá decidir para determinar la mejor decisión a tomar que puede incluso contemplar políticas de condonación de interés, facilidades extraordinarias de pago o castigo de la cuenta incobrable. Estas políticas están respaldadas por un enfoque de portafolio de cobranzas, que representa una herramienta que nos permite clasificar la cuenta de clientes de acuerdo a su grado de morosidad y pago: clientes puntuales, clientes medianamente puntuales, morosos, así como cuentas incobrables. Estas estrategias se basa en un proceso adecuado de gestión de cobranzas, para determinar los canales sobre los cuales se basará nuestro accionar y los medios de comunicación que utilizaremos para contactar a los clientes morosos; así como las alternativas que podremos darles para la cancelación de sus deudas, todo ello con el fin de recuperar el mayor volumen de cartera morosa.

Las deudas por cobrar no pueden ni deben afectar la liquidez de la empresa, es una regla del manejo financiero que las cuentas incobrables no deben superar el 10% del total de cuentas por cobrar; asimismo es importante determinar si estamos cobrando antes de pagar a los proveedores, lo cual seria positivo o si estamos cobrando después, lo cual es negativo para la liquidez de la empresa.

El concepto de relación volumen de ventas / Cobranza, permite determinar si lo que se vende se cobra en su totalidad, de ello dependen las nuevas adquisiciones de mercaderías para la venta o materias primas para la producción y posterior venta.


Clasificación de los Deudores:

La clasificación del deudor está determinada principalmente por su capacidad de pago, definida por el flujo de fondos y el grado de cumplimiento de sus obligaciones. Si un deudor es responsable de varios tipos de créditos con una misma empresa, la clasificación estará basada en la categoría de mayor riesgo. En caso que la responsabilidad del deudor en dos o más empresas financieras incluyen obligaciones que consideradas individualmente resulten con distintas clasificaciones, el deudor será clasificado a la categoría de mayor riesgo que le haya sido asignada por cualquiera de las empresas cuyas deudas representen mas del 20% en el sistema, considerándose para dicho efecto la última información disponible en la central de riesgo.

Cada deudor que es responsable de uno o varios tipos de créditos será clasificado de acuerdo a las siguientes categorías: categoría Normal ( 0 ), categoría con problemas Potenciales (1), categoría Deficiente ( 2 ), categoría Dudoso ( 3 ), categoría Pérdida ( 4 ).

Para determina la clasificación en éste tipo de crédito deberá considerarse fundamentalmente el análisis del flujo de fondos del deudor. Adicionalmente la empresa del sistema financiero considerará si el deudor tiene créditos vencidos y/o en cobranza judicial en la empresa y en otras empresas del sistema, así como la posición de la actividad económica del deudor y la competitividad de la misma, lo que en suma determinará las siguientes categorías:

Si el deudor es clasificado en categoría Normal (0), esto significa que es capaz de atender holgadamente todos sus compromisos financieros, es decir, que presenta una situación financiera líquida, bajo nivel de endeudamiento patrimonial y adecuada estructura del mismo con relación a su capacidad de generar utilidades, cumple puntualmente con el pago de sus obligaciones, entendiéndose que el cliente los cancela sin necesidad de recurrir a nueva financiación directa o indirecta de la empresa.

Si la clasificación está en la categoría con Problemas Potenciales (1), esto significa que el deudor puede atender la totalidad de sus obligaciones financieras, sin embargo existen situaciones que de no ser controladas o corregidas en su oportunidad, podrían comprometer la capacidad futura de pago del deudor. Los flujos de fondos del deudor tienden a debilitarse y se presentan incumplimientos ocasionales y reducidos.

Si es clasificado en categoría Deficiente (2), esto quiere decir que el deudor tiene problemas para atender normalmente la totalidad de sus compromisos financieros, que de no ser corregidos pueden resultar en una pérdida para la empresa del sistema financiero. En este caso el deudor presenta una situación financiera débil y un nivel de flujo de fondos que no le permite atender el pago de la totalidad del capital y de los intereses de las deudas, pudiendo cubrir sólo estos últimos y además incumplimientos mayores a 60 días y que no exceden de 120 días.

La categoría Dudoso (3), significa que es altamente improbable que el deudor pueda atender a la totalidad de sus compromisos financieros. El deudor no puede pagar ni capital ni intereses, presentando una situación financiera crítica y muy alto nivel de endeudamiento, con incumplimientos mayores a 120 días y que no exceden de 365 días.

Si la clasificación es considerada en categoría Pérdida (4), esto quiere decir que las deudas son consideradas incobrables pese a que pueda existir un valor de recuperación bajo en el futuro. El deudor ha suspendido sus pagos, siendo posible que incumpla eventuales acuerdos de reestructuración. Además, se encuentra en estado de insolvencia decretada, ha pedido su propia quiebra, presentando incumplimientos mayores a 365 días.

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