La empresa es un ente en el que se desarrollan diversas actividades, desde pequeñas hasta las más complejas; seria adecuado contar siempre con las herramientas necesarias para poder lograr con éxito estas actividades, y solucionar los problemas que se presentan en el camino. Pero, que todo salga bien, no es una tarea sencilla.

Así, para adecuarse al modelado y gestión de los procesos de la organización, nace ProcessMaker; una herramienta totalmente libre y de código abierto (Open Source), disponible para las pequeñas y medianas empresas que necesiten de una herramienta informática capaz de colaborar con las actividades y procesos que realizan.

ProcessMaker es una opción libre, que permite a personas sin experiencia en programación, diseñar y aplicar soluciones para los procesos que se realizan en la misma. ProcessMaker, se encuentra dentro de la lista de los BPM, o lo que en español seria, Business Process Management.

Dentro de las posibilidades de la aplicación, podemos destacar que permite una forma sencilla de administrar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo a la empresa, enfocándose esta, en cosas mucho más importantes. Asimismo, permite adaptar sus módulos y elementos a cualquier organización, pues posee un código y estructura de libre manejo.

También, se podrá prescindir de personal capacitado en el manejo de la aplicación, pues una vez establecido los parámetros de trabajo, cualquier persona podrá actuar en la aplicación sin mayores contratiempos.


¿Qué ofrece ProcessMaker? La aplicación ofrece una serie de características muy útiles y equiparables a las que ofrecen las aplicaciones BPM comerciales.

La primera de ellas es el Diseñador de Flujos de Trabajo, que consiste en un módulo que permitirá diseñar los distintos flujos de actividades, organigramas, diagramas, etc. necesarios para dar orden a los procesos en la organización. Este módulo ofrece una interfaz de trabajo fácil de usar, asimismo permite el uso de plantillas (templates) para diseños comunes o más rápidos. Desde este módulo se podrá añadir usuarios, documentos, mensajes, y demás formas que darán consistencia al flujo de trabajo.

Junto con el anterior módulo, viene la herramienta Dynaforms, que permitirá diseñar formularios personalizados, para los diferentes procesos que se realicen en la empresa. El diseño de los mismos se constituye en una tarea sumamente sencilla, gracias a su interfaz AJAX, además ofrece la opción de vista previa que permitirá ver como va quedando el trabajo realizado.

Vista de un Flujograma diseñado en ProcessMaker / Fuente Web Oficial

Otra cosa interesante, presente en el Dynaforms, es el manejo total sobre la apariencia del formulario creado, podremos hacer uso de un editor de HTML, que permitirá mejorar el aspecto del trabajo realizado. Asimismo, Dynaforms, permite administrar información desde fuentes externas a la aplicación, a través del servicio web; podremos modificar información de otros formularios, bases de datos, entre otros.

Otro de los módulos destacables e infaltable, es el de Casos y Reportes. Desde aquí se podrá efectuar seguimientos y rastreos de los diferentes procesos elaborados, y verificar si existe algún problema en su ejecución (demoras, cuellos de botella, entre otros). También permite analizar los resultados, y verificar que tan bien se han llevado a cabo, para posteriormente realizar un mejoramiento de las tareas.

Gracias al Código fuente libre que ofrece ProcessMaker, una organización, mediana o pequeña, podrá rebajar los costos de instalación e implementación de este tipo de sistemas, y además, recibir los resultados más óptimos.

¿Cómo implementarlo? Gracias a que es una herramienta libre, los costos quedan desechados, aunque para implementarlo deberemos de contar con algunos requisitos, necesarios para el buen funcionamiento de la aplicación.

Lo destacable es que la aplicación funciona bajo los Sistemas Operativos Windows, y además trabaja perfectamente en Linux; esto es posible, pues la aplicación no se instala en un ordenador local, sino que, se implementa en un servidor y hosting previamente contratado.

Gracias a que funciona por medio de un servidor web, su estructura de trabajo es desde un navegador, desde allí se podrán ejecutar los diferentes módulos y características antes mencionadas, posee un panel de control intuitivo y de fácil manejo para el usuario reciente. Cabe destacar que la aplicación esta disponible en el idioma español nativo, y bastara con visitar la página web oficial del proyecto para descubrir más herramientas disponibles.

Vista de la ventana de Admistrador en ProcessMaker / Fuente Web Oficial

Antes de descargar la aplicación, y ya contando con el servicio de hosting, debemos de establecer que este último sea compatible con: Apache 2.2.3, MySql versión 5.0.22, PHP versión 5.1.6. De no ser así, deberíamos consultar con el proveedor del servicio para cambiar las características compatibles con la aplicación.

En caso de no disponer de un servidor hosting, se puede contratar el servicio de Process Maker Live, que no es otra cosa que, la aplicación instalada en los servidores del proyecto, y que tiene un costo mensual muy competitivo; es opcional, pero es una opción a tener en cuenta.

Ahora bien, una vez descargado el archivo de instalación debemos proceder a subirlo (upload) a nuestro servidor, y colocado en el root del mismo; desde allí deberá ejecutarse (como si fuera una aplicación CMS) la dirección asignada al hosting y empezar a instalar, desde la instalación guiada.

Para obtener información más detallada sobre la instalación, se nos ofrece una guía bastante informativa y clara sobre los pasos a seguir, asimismo sobre los problemas más frecuentes en la implementación de ProcessMaker. Bastara con que visiten el link de documentación, desde la página oficial.

Para terminar de hablar de ProcessMaker, quiero resaltar la gran integración que tiene con diferentes tipos de Bases de datos, ya sea SQL y Oracle; la aplicación no tendrá ningún inconveniente en trabajar con ellas. Además, como hacíamos mención antes, permite el trabajo desde fuentes externas, mediante web services; y finalmente, permite relacionar información con aplicaciones DMS, CMS, ERP, entre otros.

No hay duda que, implementarlo en las organizaciones que la requieran, brindara resultados óptimos y esperados; la fácil adaptación del usuario al sistema es una ventaja muy buena respecto a otras aplicaciones más complejas. ProcessMaker es una alternativa de bajo costo con un rendimiento muy satisfactorio.