Magnolia, Gestión de Contenido Empresarial

Magnolia es una aplicación ECM (especializada en manejo de contenidos y documentos), de código libre y meritoria de grandes premios internacionales. Los resultados que ofrece son realmente eficientes, pues permite almacenar y organizar documentos, y a la par, actualizarlos y disponer de ellos en cualquier momento. Funciona desde un navegador, previa instalación (localmente o en un hosting); y permite administrar el acceso a usuarios/ autores y administradores.

Logo MagnoliaEmpresas grandes, medianas y pequeñas, tienen los mismos tipos de problemas; lo único que las diferencia es la magnitud de los mismos. Hablo de tamaños, pues me centrare en el concepto de documentos y contenidos; tanto la empresa pequeña como la grande manejan documentos, pero esta última ve, a medida que trascurre el tiempo, como se va acumulando contenido útil e importante, pero con poco uso en el momento.

Esta sobrecarga de información innecesaria, es todo un problema, y también ocurre en empresas pequeñas. Para acudir a estos problemas que se originan en el tiempo, se desarrollan las aplicaciones ECM, que específicamente se encargan del manejo de contenidos y documentos.

Existen muchas aplicaciones de este tipo en el mercado, hoy les hablare de Magnolia. Esta es una aplicación que ha sido reconocida por su eficiencia y resultados óptimos en el manejo de documentos y contenidos, y es utilizada en muchas empresas con el propósito de administrar su información almacenada.

Una de las grandes ventajas y conveniencias de Magnolia, es que esta totalmente elaborada en Código Libre y esta totalmente disponible para cualquier usuario que desee implementarla. Su distribución e instalación es igualmente gratuita, y actualmente es utilizada por muchas de las instituciones educativas más importantes de América.

Magnolia ha sido elaborada pensando en el usuario de la aplicación, y combina en su arquitectura la premisa del fácil uso. Además de todo esto, Magnolia es rápida, robusta, optimizable y adaptable a cualquier organización en la que se implemente su sistema.


¿El fácil uso? La aplicación trabaja enfocada principalmente en las partes que harán uso de ella, es decir, los administradores y autores del contenido a manejar. Asimismo, acompañando la sencillez, se tiene una aplicación que permite anular la necesidad de contar con personal especializado, influyendo en los bajos costos de implementación.

Asimismo, Magnolia es adaptable y extensible. Incorpora en su sistema gran variedad de módulos de trabajo, que permiten la incorporación de nuevas herramientas y/o capacidades adicionales de trabajo para la aplicación.

Por su parte, el sistema cumple con grandes expectativas de trabajo, es rápido y permite actualizar el contenido en forma sencilla y constante. Permite evaluar regularmente la calidad, estado y cantidad del contenido administrado; asimismo permite evaluar el uso del contenido almacenado, en caso hayan algunos que ya no deseen ser conservados.

Magnolia permite que la información acumulada, sea ordenada y almacenada en poco tiempo; para ello su arquitectura de diseño trabaja en los aspectos más importantes de almacenamiento, como son, centralizar la información por uso y/o desuso, o por la forma en que esta es actualizada o no.

Panel de Control

Vista del Panel Principal de Administración / Fuente Magnolia Website

¿Cómo funciona? Para entender cómo trabaja la aplicación, debemos recordar que es una aplicación para administrar contenidos, y funciona de manera similar a los famosos CMS. Partiendo de esto, es fácil saber que funciona desde un navegador y se instala y/o hospeda en un servidor o hosting.

La aplicación fue elaborada y diseñada en un entorno java, por los que será necesario contar con el respectivo paquete de instalación de java. El resto, es simplemente un proceso de instalación muy sencillo. Cabe destacar que, la aplicación permite instalarlo localmente o a un hosting directamente, sea cual sea la elección los resultados serán los mismos.

Magnolia tiene soporte para Sistemas Operativos Windows, Unix y Linux; lo realmente importante a la hora de utilizarlo es contar con un buen navegador web que permita desenvolverse muy bien en la aplicación.

Existen dos versiones de Magnolia, una de ellas es la denominada Enterprise, que es desarrollada especialmente y que viene con un soporte de ayuda adicional, pero conlleva un costo por el paquete. Asimismo tenemos a la versión Open Source y/o de la comunidad; esta versión es la que realmente es accesible para todos, aunque no tiene nada que envidiar a la versión Enterprise, pues el soporte es brindado por los miembros de la comunidad y el desarrollo de módulos y nuevas herramientas igualmente.

¿Qué herramientas y módulos ofrece? Magnolia integra una gama increíble de módulos, y la comunidad se encarga constantemente de desarrollar nuevas utilidades. Entre las que mas destacan están las herramientas de backup, DMS o documentos, registro de eventos, filtro de imágenes, Foros, etc.

El módulo o herramienta de backup permite realizar las típicas y rutinarias tareas de respaldo de nuestra información, y no solo de información personal, sino de la totalidad de archivos que Magnolia este manejando. Con este módulo, se podrá enfrentar cualquier problema que pueda surgir en los contenidos, y solucionarlo con el archivo de soporte generado desde el módulo.

DMS Módulo

Vista del módulo DMS o documentos / Fuente Magnolia Website

El módulo DMS o administrador de documentos, es un explorador que se integra a Magnolia, para poder desplazarnos por las distintas rutas donde este almacenados los documentos y/o contenido de la organización. Se tendrá una vista en forma de árbol de las carpetas y archivos respectivos. Este módulo es muy útil, en caso se requiera hacer copias específicas de archivos, conociendo previamente el lugar donde se encuentra almacenado.

Uno de los últimos módulos, al que quiero hacer mención, es el de Foros. Esta herramienta es muy útil y beneficiosa a la hora de trabajar en empresas de tamaño moderado, pues permite crear temas de discusión internos y hasta resolver dudas y problemas que surjan a la hora de manejar Magnolia, por parte de los usuarios.

Obviamente un Foro requiere de una buena administración, y el módulo incluye una serie de herramientas (manejo de cuentas, usuarios, etc.) que harán de la tarea sumamente sencilla y provechosa para los objetivos de manejar el contenido y documentación, en la organización.

Quisiera terminar diciendo que, Magnolia es una aplicación líder en ECM, tanto la versión Enterprise y la de Código Libre, permiten un trabajo estupendo y sencillo. Recalcando la sencillez, pues es uno de los requisitos para implementar eficazmente una aplicación. Los distintos usuarios y administradores de la aplicación no tendrán problemas en ir adaptándose a Magnolia, e irán descubriendo el porque es líder en el campo de la gestión de documentos y contenido.

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