Las tareas habituales en oficinas 2.0

Las tareas que se realizan a diario en la oficina ahora es posible realizarlo desde la web, totalmente segura y de manera gratuita, gracias a todas las herramientas que vamos a ver en este artículo.

Desde que internet llego a ser hoy lo que todos conocemos, con todas las características que encontramos y los servicios que existen es muy probable que a lo largo de todo este tiempo llevemos totalmente nuestras oficinas y adaptarlos completamente a la WWW.

Para dar un puntapié a esta movida de llevar a cabo muchas tareas de las que se realizan habitualmente, hoy en día existen muchas herramientas realmente interesantes que nos van a servir de mucho y nos serán realmente útiles.

Entonces con este nombre de Oficinas 2.0 queremos denotar como los servicios que podemos incorporar a nuestras oficinas adoptando la connotación 2.0 que escuchamos habitualmente en la revolución que acompaña a internet y no a mostrar oficinas de empresas consagradas en el mencado.

Si consideramos una oficina tipo o modelo notamos que normalmente se realizan tareas tales como redactar notas, realizar listados u otras tareas administrativas donde por lo general se resumen con la utilización de un paquete ofimático.

Como bien ya conocemos estos paquetes ofimáticos normalmente cuenta con Procesadores de Textos, Hojas de Cálculos, Manipuladores de Bases de Datos, entre otras aplicaciones que nos van a permitir automatizar ciertas tareas que antes de realizaban en forma manual, para llevar a cabo no solo un control sino también un almacenamiento temporal de muchas de estas actividades.

Entonces como dijimos anteriormente el gran crecimiento de la web y los servicios que encontramos en él, hace que día a día se comience a escuchar el nuevo concepto de Oficinas On-Line, que sería una alternativa web para todas estas aplicaciones, incluso mucho de estas aplicaciones las encontramos en su gran mayoría distribuidas en formatos Libres, con lo cual si optamos con esta opción podríamos ahorrarnos mucho dinero en conceptos de pagos de licencias.

Ahora nos propongamos a ver alguna de las alternativas que encontramos en la web y que podemos hacer uso de la misma, incluso muchos de estos comparten muchas características.

Google DocsEn el primero de la lista nos encontramos con Google Documents, como su nombre lo indica es un servicio gratuito brindada por la compañía de Google y nos permite almacenar y administrar tanto documentos de texto como así también hojas de cálculo directamente desde internet y lo mejor de todo es no necesitamos la ayuda de un programa externo.



Otra de las característica mas importantes es que soporta múltiples formatos como ser DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. tanto para cargar y modificar y descargar los archivos, además tenemos la ventaja de no tener que instalar absolutamente nada en nuestros ordenadores, solo tenemos que contar con una conexión a internet y un navegador web. Entre las últimas característica reportadas por Google en estos días es que a partir de ahora es posible exportar los documentos editados en google Docs a un formato PDF ()

La suit ofimática brindada por Google cuenta con Google Docs, Google Hojas de Cálculo y Google Presentación. Al implementar esto podemos invitar a varios usuarios a editar el documento on-line.

De hecho puedes complementarlo con Google Apps, donde encontrarás más beneficios para tu empresa de la mano de la compañía de Google.

ZohoSiguiendo con las opciones en cuanto a las herramientas on-line que encontramos en la web, nos topamos con Zoho, basicamente Zoho es el nombre de un conjunto de aplicaciones web desarrolladas por la empresa AdventNet.

De hecho creo que de las opciones de herramientas Zoho es la más completa, en la cual en su suit ofimática podemos encontrar Write (Procesador de texto), Shete (Hoja de Cálculo), Show (Editor de Diapositivas), Wiki, Notebook, Meeting, Projects, CRM, Creators, Planner, Chat, etc. Como verán una extensa lista de aplicaciones totalmente funcionales y por sobre todas las cosas Gratis, con tan solo registrarse en la plataforma y utilizarla.

Todas y cada una de estas aplicaciones tiene la particularidad que soportan al igual que Google Documents una infinidad de formatos, tanto para importar como así también para exportar.

Otra de las característica que comparte con las demás herramienta es que se ejecuta bajo cualquier navegador web o Browser, las interfaces para administrar y editar dentro de esta suit ofimática son realmente simples, claras y fáciles de usar. La gente de Zoho anunció que las próximas modificaciones sería posiblemente llegarán a 1GB de almacenamiento para cada usuario, por el momento seguirá siendo una de las herramientas web on-line con mayor aceptación por sus usuarios.

ThikFreeLa siguiente opción se llama Think Free, después de haber conocido las anteriores herramientas, no queda mucho que decir, simplemente que la interface es muy similar a las aplicaciones de Microsoft Office, por tal motivo el usuario se adaptará más rápido de lo habitual.

Think Free cuenta con un Procesador de Texto, una Hoja de Cálculo y un editor de Presentaciones para diapositivas. Esta herramienta es posible utilizarla bajo dos condiciones, la primera totalmente libre y gratuita, con lo cual existen algunas opciones y herramientas acotadas, y después podemos utilizar la versión paga en la cuál podemos encontrar todas las funcionalidades completas e incluso con más espacio de almacenamiento para guardar nuestros documentos.

ZimbraY por último nos encontramos con Zimbra, en donde ya hace algunos años fue comprada por Yahoo! Por eso es que muchos usuarios también lo conocen como Yahoo! Office.

Zimbra cuenta con Cliente de Correo, Calendario, Procesador de Texto, Hoja de Cálculo, etc. Pero sin duda alguna la característica que resalta de Zimbra es que es posible descargarlo e instalarlo en servidores propios de la empresa, de hecho fue creado y pensado para esto fin.

Como vimos en esta pequeña lista de suit de ofimática on-line, existe un sin fin de herramientas para escoger y utilizar, como primera ventaja podemos decir que es una forma nueva de compartir contenidos y archivos con gente invitada, compañeros de trabajo, etc. Debido a que los archivos que editamos se guardan en los servidores de los proveedores de estas herramientas, además podemos editar estos archivo con tan solo contar con una conexión a internet y un simple navegador web.

Creo que este es el camino que une el concepto de compartir archivos, editarlos y dar participación a los usuarios, con el propio concepto de la Web 2.0

Ahora bien si queremos comenzar a utilizar estas aplicaciones, como siempre es conveniente realizar una serie de pruebas, y por sobre todas las cosas encontrar cual es la mejor herramienta, o por lo menos la que más satisface nuestras necesidades, luego ir probando la aceptación en cuanto al uso en nuestras oficinas y de apoco ir migrando ciertos documentos y determinada información para no solo acostumbrar a los usuarios a utilizar nuevas tecnologías sino también para adaptar a la empresa e impulsar el uso de nuevas herramientas de comunicación y de oficina.

Nota: Las imágenes e ilustraciones fueron extraídos de sus correspondientes web a fines de ilustrar el artículo

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