La notificación de los mensajes únicamente nos avisa

Una buena gestión es necesaria para dar un buen servicio al cliente. Pero hay que saber gestionar el trabajo y hacer entender a nuestros clientes cual es nuestra mejor forma de trabajar y la que todos salen ganando, los clientes y nosotros mismos. Por esto el post de hoy esta dedicado a saber gestionar nuestro correo electrónico cuando estamos trabajando.

La mejor forma de gestionar las urgencias de nuestros clientes

Ya son muchas las compañías que nos proporcionan un soporte por correo electrónico dentro de la propia gama propuesta directamente y exclusivamente para el cliente. Relacionado con los clientes Premium, se les acostumbra a proporcionar un soporte también telefónico.

Ahora viene el dilema, y es que el problema surge cuando el correo electrónico tiene una urgencia que no esperamos, simplemente por el carácter del propio medio de comunicación. En esta ocasión es cuando algún usuario llama a nuestra empresa para ver si hemos recibido el correo sin ningún problema, si está todo claro, etc. A pesar de esto, muchas veces si que lo hemos recibido sin ningún problema, lo único es que no nos ha apetecido abrirlo.

La mayoría de las situaciones un gran porcentaje de culpabilidad es nuestro, Ya que estamos acostumbrados a trabajar siempre con el correo electrónico abierto, e incluso con notificaciones que nos avisen de todos nuestros nuevos mensajes que hemos recibido, y en cuestión de segundos dejamos a un lado lo que estamos haciendo y dedicamos nuestro tiempo a abrir y contestar el correo electrónicoque acabamos de recibir.

Es en este tipo de situaciones cuando mal acostumbramos a nuestros clientes. Ya que la mayoría de los temas que nos llegan no son urgentes.

Si nuestro principal objetivo es lograr un cambio radical en todos nuestros “malos hábitos” una buena opción es cerrar directamente el correo electrónico. Ya lo abriremos cuando hayamos acabado la tarea que estamos realizando en este momento.

Otra opción es poner un periodo largo para que el cliente de correo compruebe si han llegado correos nuevos o también lo podemos hacer de forma manual. Y así poder olvidarnos de las notificaciones.

En muchas ocasiones no es posible optar por un comportamiento tan radical y tenemos que pasar por un periodo más progresivo para ir acostumbrando a nuestros clientes a que no vamos a atender sus correos en el mismo momento en que los recibimos. Y optaremos por contestar que lo hemos recibido cuando acabamos y ya pasaremos la tarea concreta a nuestra lista de tareas.

Es cierto que este comportamiento dependerá mucho de la compañía con la que estamos trabajando. Ya que algunas compañías ya han pasado de la llamada del cliente directa a su móvil al correo, y han empezado a saturar este canal.

Foto: A. Diez Herrero

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