Herramientas para ahorrar tiempo en la oficina

Si lo que quieres es mejorar la productividad laboral de tus empleados debes tener en cuenta el mantenimiento de tus datos y equipos, así como una buena gestión de tareas y proyectos.

Ahorrar tiempo

Organización y prevención, las claves para que el rendimiento ascienda.

El consabido tema de la productividad laboral trae de cabeza tanto a jefes como a trabajadores. En estos momentos en que la crisis arrecia con más fuerza, es indispensable saber poner de nuestra parte para poder rendir al máximo sin necesidad de invertir más dinero. En esta tarea estarán enfrascadas más de una empresa en nuestro país, y en este artículo te vamos a ofrecer algunos tips que seguro que os sirven para orientaros.

La gestión del personal y sus tareas es una cuestión que hay que abordar directamente. Saber a qué dedicamos nuestros esfuerzos, cuánto tiempo y cuánto nos está costando, en términos monetarios pero también de esfuerzo personal. Para no perder el tiempo es necesario conocer al dedillo las competencias de cada uno de los trabajadores, establecer un plan jerarquizado en el que cada cual pueda ayudar a quien viene después y, como no, llevar un seguimiento de la evolución de los proyectos. En la actualidad existen muchos softwares que hacen esa tarea por nosotros, y donde cada trabajador se responsabiliza de sus tareas y las deja plasmadas. Para ello, llamados «Gestores de Tareas» resultan imprescindibles. Y no hace falta que gastes mucho dinero: Collabtive, Chandler o Wrike son solo algunos de los que puedes encontrar en modo Open Source.

Pero una óptima organización no es nada sin la puesta a punto de nuestro equipo, y con ello nos referimos a un buen mantenimiento del equipo y la protección de los datos. Lo más básico es un antivirus potente, pero no es suficiente. Durante la vida de una empresa surgen diversos problemas que pueden dar al traste con los tiempos establecidos, haciendo que perdamos un tiempo precioso antes de entregar un proyecto. Hablamos de los cuelgues y los problemas de estabilidad de los PC’s, la lentitud exasperante de los equipos, la recuperación y eliminación de datos… En definitiva, la reparación de todos los daños que pueda tener tu PC.

Ante un problema como los que te hemos planteado, poco se puede hacer más allá de invertir el menor tiempo posible en solucionarlo. Pero hay que hacerlo. Por eso nosotros proponemos una solución que pasa por la prevención. Es decir, utilizar uno de los avanzados software que ya hay en el mercado y que minimizan este tipo de riesgos. Uno de los últimos lo puedes encontrar en www.simplitec.com, infórmate de sus servicios y decide si una inversión de este tipo puede valer la pena a largo plazo.

Finalmente, hemos de tener en cuenta que una empresa es un equipo, y que los equipos los forman las personas. Por ello es conveniente reservar un par de horas a la semana para la formación o bien para la puesta en común de las problemáticas. Una inversión de tiempo mínima que puede hacer resolver dudas y motivar a los trabajadores.

Foto / Blue2likeyou

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