Google Apps una Alternativa Para PYMES y Autónomos

Navegando por la red, encontré una herramienta interesante de nuestra ya conocida y bien ponderada empresa de negocios Google, me refiero a Google Apps, un modulo de gestión empresarial que combina herramientas de comunicación, cuentas de correo, diseño Web, Google talk o comunicación en línea, Google docs o creador de documentos entre otras funcionalidades. Centraliza todo el alojamiento de tu dominio, ello conlleva a no descargar nada adicional, ni instalar software alguno en el computador y ser uno mismo el administrador de nuestra Web y de sus funcionalidades, con lo cual como Pymes, nos ahorraremos costos importantes en relación a personal e implementación.

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Lo interesante de este paquete de tecnologías novedosas es su versatilidad, se adapta fácilmente tanto para el trabajo familiar, la gestión de la pequeña empresa o el manejo de compañías de mayor envergadura; para las PYMES por ejemplo, la opción varía desde 10 dólares anuales hasta 50 dólares, dependiendo si escogemos el paquete básico (versión Estándar) o la versión Premier; yo se por experiencia propia que muchos de nosotros tenemos nuestra pequeña empresa familiar, una vidriería por ejemplo, o trabajamos como independientes otorgando servicios de diseño Web; cuantas veces hemos pensado en tener nuestra página propia con un dominio, lo cual daría más prestancia y seriedad a nuestro trabajo; nos haría más competitivos y nos permitiría acceder a la Web con las ventajas de poder obtener más clientes; esta herramienta diseñada por Google en colaboración con otras empresas, nos permite acceder a estas funcionalidades con una mínima inversión, en cuanto a Pymes les recomiendo probar al paquete Estándar, ahí podremos comprobar su utilidad y en todo caso migrar al paquete Premier si necesitamos mayores funcionalidades. El paquete Estándar, que tiene un costo de 10 dólares, es una alternativa que incluye: un dominio propio; por ejemplo, www.pymeejemplo.com, el cual puede ser creado con todas las extensiones de la red (.org, .net, .com, etc), este dominio se alojará en un hosting que esta incluido en el precio del paquete; sin embargo debemos considerar que un dominio no sirve para nada sin una página Web, que es en realidad la ventana de presentación de nuestra empresa al mundo, Google Apps te proporciona 100 MB de alojamiento Web y una herramienta de software que, sin tener conocimientos de Html, nos permite crear nuestra página de manera profesional sin mayores contratiempos: Page Creator, el cual comentaremos en post posteriores .

Otra funcionalidad, a mi entender, muy importante, se refiere a las cuentas de correo institucionales, y lo digo así porque puedes incluir la extensión de tu dominio en la cuenta; por ejemplo: josealejandro@pymeejemplo.com. Google Apps, nos permite crear hasta 200 cuentas de correo con una capacidad de 6 GB de espacio por cuenta en el caso del paquete Estándar y hasta 25 GB en el caso del paquete Premier; esto es más que suficiente para el trabajo de una Pyme, imagínate, cada cuenta de 6 GB es como si tuvieras 4,200 disquetes juntos, uno encima de otro …increíble verdad!.

cuenta-y-clave-tamano.JPGCrear cuentas de correo es sencillo, solo debes ingresar al Panel de Administrador, das un clic en “cuentas de usuario” y en la pestaña de “usuarios”, crear un usuario nuevo, por ejemplo comercial@pyme.com, ahí el sistema generará automáticamente la dirección de correo y una clave provisional, esto permitirá que el usuario pueda acceder a todos los servicios menos a los de administrador.


En este punto, me imagino que ya debes tener algunas de estas preguntas ¿me hablan de Panel de Administrador, que es eso? y ¿como es que controlo o administro todo este sistema?, pues la respuesta a ambas interrogantes es sencilla: al crear tu cuenta, Google Apps, te genera un Panel de Administrador, te recomiendo que utilices las palabras “Webmaster”, “administrador” o “info”; asimismo es recomendable guardar la clave en lugar seguro fuera del computador; estas precauciones se deben a que esta cuenta hace las veces de cuenta administradora del dominio, no la podrás cambiar y será la dirección de correo que funcione como contacto principal de tu empresa. Mediante el Panel de Administrador puedes manejar todas las funcionalidades del paquete como personalizar el dominio, crear paginas Web, administrar y crear cuentas de correo para tus usuarios, otorgar claves y accesos, administrar los documentos y crear tu pagina de inicio.

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He hablado un sin número de cosas, acerca del funcionamiento del sistema y sus potencialidades, ahora en este punto muchos de nosotros, regentes de Pymes o Autónomos seguramente vamos a querer adquirirlo y utilizarlo, debido a sus múltiples ventajas y poco costo; la pregunta que estarán formulándose me imagino es ¿Dónde lo adquiero? y ¿Cómo me inscribo?, pues mis amigos es muy sencillo, para proceder a la alta en el sistema debemos ingresar a la siguiente dirección http://www.google.com/a/?hl=es, ahí puedes informarte de las ventajas y algunas cositas más, en la parte inferior encontrarás un icono “pequeña empresa”, das clic y te llevará a otra ventana donde deberás ingresar a “Compara Ediciones y Regístrate”, las ediciones son las ya mencionadas: Estándar y Premier, en relación a la primera señala expresamente que el “precio es gratis”, esto es cierto para todas las funcionalidades, lo que te cobrará Google es el servicio de alojamiento hosting y creación y reserva del dominio de tu empresa, ya que esta operación se lleva a cabo a través de empresas de alojamiento que trabajan asociadas a Google y son las que te proporcionarán el soporte relativo a este tema. En relación al pago, lo puedes hacer con cualquier tarjeta de crédito o debito Visa, una vez ejecutado se te avisará a la dirección de correo que has proporcionado y tus servicios estarán activos en menos de veinticuatro horas.

Debo agregar que a mi entender profesional, y en mi calidad de Autónomo, este sistema es bueno, lo he probado personalmente y salvo las limitaciones de Page Creator, o las pataletas que tuve con la creación de la página de inicio, las cuales comentaremos en post posteriores; se constituye en un modelo integral de negocios que brinda seguridad, calidad en el servicio, garantía y sobre todo bajos costes relativos al software, alojamiento hosting, mantenimiento y soporte; asimismo es una alternativa razonable para empresas pequeñas (Pymes) y personas individuales que se desempeñen como autónomas y desean brindar sus bienes o servicios a la comunidad a través de Internet.

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