Crear proyectos en Project

Microsoft Project es un programa de la suite de Microsoft Office. Es un software útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute). Este programa asiste a los administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, seguimiento del proceso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

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Pasos a seguir para hacer un proyecto en Project

El Mapa del Proyecto, planteado por Microsof Office, describe las tres fases vitales de un proyecto: la elaboración de un plan, el seguimiento y la administración de un proyecto, y el cierre del mismo.

Dentro de la primer fase encontramos estos puntos:

  • Elaborar un plan: Decidir cuál es el proyecto, su alcance y qué se espera lograr de él.
  • Planear las actividades del proyecto: Para saber si será satisfactorio, es necesario analizar las principales actividades a realizar. Para eso hay que definir fases y tareas, mostrar la organización del proyecto, estimar la duración de las tareas, programar tareas del proyecto y crear relaciones entre proyectos.
  • Planear y obtener los recursos: Estimar las necesidades de los recursos, crear el equipo del proyecto, compartir los recursos con otros proyectos y asignar los recursos a las tareas.
  • Planear los costos del proyecto: Es un punto importante, si el proyecto es económicamente inviable, se viene abajo. Para eso, es necesario estimar los costos, definir el presupuesto y preparar la administración de costos. Hay que tener en cuenta todos los recursos, incluidos los humanos y el equipamiento.
  • Planear la calidad y los riesgos: planear los estándares de calidad necesarios para llegar a los objetivos, e identificar, planear y reducir los riesgos para ayudar a respetar la programación y el presupuesto.
  • Planear la comunicación y la seguridad: Debemos definir los métodos para comunicar la información del proyecto y proteger esa información de personas no autorizadas.
  • Optimizar un plan de proyecto: para cumplir con la fecha de finalización, de acuerdo a los recursos y para poder cumplir con el presupuesto.
  • Imprimir y distribuir la información del proyecto.

En la segunda fase, donde se realiza el seguimiento y administración de un proyecto, encontramos los siguientes puntos:

  • Realizar un seguimiento del proyecto: Configurar un proyecto para su seguimiento, registrar el progreso y responder a las actualizaciones.
  • Administrar una programación: Debemos identificar los problemas de programación y volver a poner las tareas o fases en las fechas previstas.
  • Administrar los recursos: Mediante el seguimiento del progreso, la identificación de los problemas en la asignación de recursos y su resolución, además de administrar la información sobre recursos compartidos.
  • Administrar los costos: Supervisarlos y ajustarlos para mantenerlos dentro del presupuesto del proyecto.
  • Administrar los riesgos: Controlar los ya sabidos e identificar los nuevos.

Por último, en la fase de cierre del proyecto, debemos tener en cuenta un último punto:

  • Revisar la información final del proyecto.

Fuente: Microsoft Office, Velsa Group

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