Dropbox, tu cajón de sastre online

Lo que hoy ofrecen el sinfín de aplicaciones nacidas al abrigo de la denominada «nube» en Internet es algo que podría parecer de ciencia ficción para los usuarios de finales del siglo pasado. Imaginar que «todos» podamos disponer de «todo» en «todas partes» es algo realmente espectacular y que nos permite llevar a cabo de forma rápida, precisa y única operaciones impensables hace no mucho tiempo.

Dropbox permite almacenar en la nube toda clase de archivos para mejorar el trabajo colaborativo

Una de las muchas herramientas que viven dentro de esta revolución 2.0 es Dropbox, un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la red. En otras palabras, Dropbox de forma gratuita nos ofrece espacio de disco duro virtual en línea para que almacenemos cualquier tipo de archivo que necesitemos. Con sus prestaciones, además, podremos sincronizar archivos en línea y entre distintas computadoras, para después compartir archivos y carpetas con otros.

También es posible disponer de enlaces de descarga pública para algunos archivos facilitando esta tarea de compartirlos con otros usuarios. Todo ello gestionado a través del navegador web y desde cualquier ordenador desde el que te conectes. De esta manera, los archivos que se guarden en la carpeta «Public» se podrán compartir con los demás. Para ello bastará copiar la dirección URL del archivo almacenado en ella y a continuación pegar esta dirección en un mensaje de correo electrónico enviándolo a los usuarios que deseemos. Cuando el destinatario haga click en el enlace del email se iniciará la descarga directa de ese archivo a su equipo.

Cabe comentar que existen versiones gratuitas y de pago de Dropbox, con distintas opciones cada una. Por ejemplo, el espacio virtual ofrecido de forma gratuita tiene una capacidad máxima de 2 GB, aunque podremos incrementarla previo pago.

Otra novedad interesante es que, al igual que muchos otros servicios para profesionales, Dropbox ha lanzado una aplicación para dispositivos móviles como el iPhone, mediante la cual podemos acceder a los archivos que tenemos almacenados virtualmente desde cualquier lugar mediante 3G o WiFi.

Las funcionalidades del servicio se pueden complementar con la instalación de una aplicación de escritorio «DropBox» en el ordenador. Este es un software multiplataforma (Windows, Mac, Linux…) que se iniciará cuando el equipo se arranque (quedando siempre en segundo plano) y se configura utilizando el usuario y contraseña del servicio DropBox Web. Al instalarlo y ejecutarlo posteriormente se crea en el explorador de archivos una carpeta con el nombre DropBox. Dentro de ella se recrea la estructura de archivos y carpetas generada en nuestra cuenta DropBox Web. Cada vez que la aplicación de escritorio DropBox se inicie en el equipo realizará un proceso de sincronización entre el contenido de esa carpeta local y la cuenta web. Ésta también tendrá lugar cada vez que se realice algún cambio tanto en local como en la web, asegurando que ambos tienen siempre el mismo contenido una vez que la sincronización se haya completado. Se puede instalar el escritorio Dropbox en varios equipos configurando una misma cuenta, de forma que se pueda disponer de los mismos archivos y carpetas en los distintos equipos manejados: entre el portátil y el ordenador de sobremesa personales; entre los equipos de varios usuarios, etc.

Dropbox se dirige en la misma línea que otras herramientas colaborativas online como Google Docs, añadiendo nuevas funciones y mejorando muchos aspectos. Es pues, sin duda, una herramienta muy útil para diferentes ámbitos, desde el particular (ya que resulta muy útil para almacenar archivos de forma virtual sin tener que depender de la clásica llave USB) hasta el educativo (dónde se revela como una solución ágil y flexible para compartir archivos de estudio entre alumnos y con los profesores). Pero es en el contexto laboral y profesional dónde más potencia puede demostrar, ya que sin duda es un requerimiento clave en toda empresa el compartir archivos y materiales constantemente, para dar fluidez al empleo. Dropbox es la mejor plataforma para impulsar el trabajo colaborativo y despreocuparse de funciones organizativas y de producción que antes eran un engorro.

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