Coordinatr: Una Manera de Notificar Eventos

coordinar-logo.JPGEres una Pyme Educativa o un autónomo con múltiples reuniones y has programado un evento, seminario, curso, una reunión social o de negocios y deseas enviar un recordatorio a tus invitados y no dispones de tiempo para llamarlos en forma individualizada; puedes utilizar como alternativa de notificación el programa Coordinatr, un sencillo software al cual se puede acceder a través de la página de la empresa, y tiene como beneficio fundamental el de ser de uso libre y gratuito, pero con la desventaja para los hispano hablantes que se opera en idioma ingles; sin embargo, no se preocupen si no conocen el idioma, en este post se describirá paso a paso el uso del software y la descripción en español de sus botones y funciones.

La primera fase para acceder al sistema es crearnos una cuenta (account), para ello ingresamos a Coordinatr y colocamos un correo valido y contraseña que serán el login de nuestra cuenta personal; casi de inmediato, recibirás un mail de confirmación y activación de la cuenta, clic en el vínculo y listo! A disfrutar de los interesantes beneficios de este software gratuito. Hay un interesante video que te permite conocer el registro y uso del software y un Blog pero están en Ingles.

Para ingresar a tu cuenta debes hacer login e ingresar con ello a la página principal, aparecerán cuatro vínculos principales: el primero de ellos “Enter Profile Info” (ingresar información de perfil), donde te pedirá tu nombre, apellido y ubicación geográfica (con el fin de ubicarte por medio del programa Google Maps, puedes insertar tu localidad, ciudad y país); el segundo vínculo hace referencia a subir una foto desde tu disco duro al perfil en formato .jpg (recomiendo fotos de 150 x 150 píxeles, aunque si subes una mayor el sistema te permitirá recortarla); el tercer vínculo “Enter Comm Info” (Introducir información para comunicación), hace referencia a la cuenta de correo y celular necesarios para que puedan ubicarte tus contactos, es necesario acotar que en relación al número celular aparentemente hace referencia a operadores de telecomunicaciones en los EEUU; por último, el cuarto vínculo “add some friends” (añadir algunos amigos) esta relacionado con las direcciones de correo a las cuales notificarás los eventos, puedes ingresarlas manualmente separadas por comas o utilizar la herramienta de ingreso masivo desde tu cuenta de correo tal como lo explicaremos líneas abajo.

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Para crear un evento, simplemente das clic en la pestaña de “Events” (eventos) y proceden a registrar el nombre y la descripción del mismo, la hora de notificación, la fecha del evento; asimismo donde indica “locate name” (nombre de la localidad), ingresarán la localidad donde se ubicara el evento y el país; en “location address” (dirección de localización), ingresarás la dirección completa donde se llevará a cabo el curso, seminario, reunión, etc., ambas direcciones geográficas son importantes al momento de consultar con el Google Maps. En la parte inferior se ingresarán las direcciones de correo de las personas que serán notificadas acerca del evento; una característica importante: puedes importar tus contactos de correo electrónico como América On Line, Outlook, Outlook Express, Yahoo o Gmail a través de la opción “add from my address book”, solo marcas la opción de contactos de tu preferencia, el sistema te pedirá la cuenta de correo y la clave, luego aparecerá la lista de contactos y con un check marcarás aquellos a los cuales quieres enviar la notificación; si deseas importar una lista lo puedes hacer a través de la opción “other”, puedes importar una lista con extensión .txt de Palm o .csv de Outlook. Como punto final, también existe la opción de cancelar un evento y exportarlo a Google Calendar. Terminado el llenado de datos das clic en “Create Event” (crear evento) y listo, siempre podrás modificarlo si fuera necesario.

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Utilizando la pestaña superior “friends” (amigos), además de visualizar e ingresar nuevos contactos, puedes crear grupos según tus necesidades; por ejemplo si hemos programado un seminario de SEO y hemos recibido confirmación de asistencia por parte de algunas de las personas a las cuales hemos notificado, podemos crear con ellas el grupo “Asistentes a Seminario SEO”, solo debemos marcar con check el correo de aquellos que nos hayan confirmado.

Mediante la pestaña “Settings” (configuración), puedes cambiar la configuración de cuenta, clave de acceso, correos de notificación y perfil; una característica muy interesante es que puedes obtener la dirección Feed RSS de tu evento, muy útil ya que de esta manera puedes colgarlo de un Blog o Web, por ejemplo, y permitir que tus usuarios se suscriban a el; por supuesto que teniendo una dirección RSS puedes difundir tu contenido por una variedad de canales como My Yahoo, Google Reader, News Gator, My AOL, Bloglines, Plusmo, entre otros.

He probado el software, enviado correos, modificado eventos, agregado perfil, foto, contactos y si, he comprobado que el software funciona muy bien, se reciben las invitaciones satisfactoriamente y es de mucha utilidad; sin embargo estuve intentando con correos de Hotmail y no obtuve un resultado positivo hasta ahora en relación al envio de invitaciones; una limitación del programa es que no reconoce las tildes y otras cositas propias del idioma castellano como la letra ñ; pero si descontamos estas pequeñas deficiencias, en líneas generales el software es muy útil, de fácil uso y fiable, además con un poco de creatividad e ingenio podemos hallar algún artilugio que nos permita suplir estas deficiencias, total somos emprendedores y estas herramientas gratuitas nos caen muy bien.

Nota: las imagenes han sido tomadas de la Web de Coordinatr.com y se incluyen aquí para fines ilustrativos.

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